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Mandatsannahme und Geldwäscheprüfung

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43, 43a, 43e, 45, 49b, 53, 59b, 73; BORA §§ 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12; RVG §§ 3a, 10; GwG §§ 2, 10, 11, 43; DSGVO Art. 5, 6, 9, 28, 32; BDSG § 26; ZPO § 130d; BRAO § 31a/beA und lokale Kammerhinweise live prüfen; keine BeckRS-/juris-Blindzitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Quellen und Stand

Vor produktiver Nutzung die aktuellen BRAK-Hinweise prüfen:

• BRAK Geldwäscheprävention: https://www.brak.de/anwaltschaft/berufsrecht/geldwaeschepraevention/
• GwG bei Gesetze im Internet: https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/
• FIU/goAML: https://goaml.fiu.bund.de/

Die BRAK verweist auf Auslegungs- und Anwendungshinweise, Muster-Dokumentationsbögen A bis D und aktuelle Hinweise zu goAML, GwGMeldV und künftigen EU-Vorgaben. Diese Unterlagen sind nicht durch das Plugin zu ersetzen.

Sicherheitsregeln

• Keine Ausweisdokumente, PINs, Ausweisnummern, Bankzugänge oder Passwörter in öffentlichen Chat, Log oder ungeschützte Markdown-Dateien kopieren.
• Ausweiskopien, Handelsregisterauszüge, Transparenzregisterauszüge, Vollmachten und GwG-Dokumentation in einen geschützten Aktenordner legen.
• Ausweiskopien nur vermerken, nicht unnötig vollständig transkribieren.
• Keine Mandatsannahme behaupten, solange Konfliktcheck, Annahmeentscheidung, Honorar und GwG-Status nicht dokumentiert sind.
• Bei Verdachtsmomenten nicht normal weiterbearbeiten; Berufsträger oder GwG-Verantwortliche einschalten und keine unbedachte Mandanteninformation über Verdachtsprüfungen geben.
• Verdachtsmeldung, goAML, Unstimmigkeitsmeldung oder Mandatsablehnung nie automatisiert auslösen, sondern nur vorbereiten und zur Freigabe vorlegen.

Geführter Ablauf

1. Eingang erfassen: E-Mail, beA, Brief, Messenger, Upload, Telefonnotiz oder persönlicher Besuch.
2. Lead/Akquise vermerken: Quelle, Empfehlungsgeber, Erstkontakt, zuständiger Anwalt, gewünschter Stundensatz oder RVG.
3. Beteiligte erfassen: Mandant, auftretende Person, wirtschaftlich Berechtigte, Gegner, verbundene Unternehmen, Zahlende, Dritte.
4. Konfliktcheck vorbereiten: Namen, Gesellschaften, UBOs, Gegner, frühere Mandate, Rechtsschutz, Versicherer.
5. GwG-Anwendbarkeit prüfen: Kataloggeschäft nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG oder kein GwG-Mandat.
6. Aktenzeichen und Kontoblatt anlegen: eigenes AZ, Debitor, Honorarweg, Vorschuss, Umsatzsteuer, Rechtsschutz, Fremdgeldverbot oder Fremdgeldhinweis.
7. Identifizierung planen: natürliche Person, juristische Person, Personengesellschaft, auftretende Person, Fernidentifizierung.
8. Dokumente ablegen: Ausweis, Handelsregister, Gesellschafterliste, Vollmacht, Transparenzregister, Strukturdiagramm, Adressnachweis.
9. Risikobewertung erstellen: niedrig, normal, erhöht, hoch, unklar.
10. PEP/Hochrisiko/Sanktionen prüfen: politisch exponierte Person, Familienangehörige, bekanntermaßen nahestehende Personen, Hochrisikostaat, ungewöhnliche Zahlungswege.
11. Verdachts- und Ablehnungslogik prüfen: Verdachtsmoment, Unstimmigkeit, unplausible Mittelherkunft, Strohmannrisiko, Immobilien-/Gesellschaftsbezug.
12. Mandatsvereinbarung vorbereiten: Umfang, Honorar, Haftungsbegrenzung, Vorschuss, Vollmacht, Datenschutz, KI-Hinweis, Kommunikationswege.
13. Freigabeentscheidung protokollieren: annehmen, nur nach Nachreichung, nur mit verstärkten Sorgfaltspflichten, ablehnen, Verdachtsprüfung.
14. Reminder setzen: fehlende Dokumente, Aktualisierung, Vorschuss, Unterschrift, Identitätsprüfung, periodische GwG-Review.

GwG-Anwendbarkeit

Bei Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten ist besonders zu prüfen, ob ein Kataloggeschäft nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG vorliegt, etwa:

• Kauf oder Verkauf von Immobilien oder Gewerbebetrieben.
• Verwaltung von Geld, Wertpapieren oder sonstigen Vermögenswerten.
• Eröffnung oder Verwaltung von Bank-, Spar- oder Wertpapierkonten.
• Beschaffung von Mitteln zur Gründung, zum Betrieb oder zur Verwaltung von Gesellschaften.
• Gründung, Betrieb oder Verwaltung von Gesellschaften, Trusts oder ähnlichen Strukturen.
• Handeln im Namen und auf Rechnung des Mandanten bei Finanz- oder Immobilientransaktionen.
• Steuer-, Gesellschafts-, Immobilien-, M&A-, Treuhand- oder Strukturierungsmandat mit Transaktionsbezug.

Wenn kein Kataloggeschäft vorliegt, trotzdem Konfliktcheck, Identitätsplausibilität, Datenschutz und Honorar sauber dokumentieren.

Identifizierung

Natürliche Person

• Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Anschrift.
• Art, Nummer, ausstellende Behörde und Gültigkeit des Ausweises nur soweit erforderlich dokumentieren.
• Anwesend oder abwesend prüfen.
• Auftreten auf eigene oder fremde Rechnung fragen.

Juristische Person oder Personengesellschaft

• Firma, Rechtsform, Registernummer, Registergericht, Sitz, Geschäftsanschrift.
• Vertretungsberechtigte Personen.
• wirtschaftlich Berechtigte, Beteiligungsstruktur, Kontrollrechte.
• Handelsregister und bei Bedarf Transparenzregister/Strukturunterlagen.
• Auftretende Person und Vertretungsmacht prüfen.

Risikofaktoren

Erhöhte Aufmerksamkeit bei:

• PEP, Familienangehörigen oder nahestehenden Personen.
• Hochrisikoländern oder unklarer Herkunft der Mittel.
• Immobilien, Gesellschaftsgründung, Treuhand, komplexer Beteiligungsstruktur.
• ungewöhnlichem Zeitdruck, Barzahlungen, Drittzahlungen oder Fremdgeldwunsch.
• nicht nachvollziehbarem wirtschaftlichem Zweck.
• fehlenden oder widersprüchlichen Dokumenten.
• Mandant will keine Identifizierung, keinen wirtschaftlich Berechtigten oder keine Mittelherkunft nennen.

Ausgabe

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Danach an kanzlei-allgemein-akte, kanzlei-allgemein-aktenzeichen, kanzlei-allgemein-mandatsvereinbarung, kanzlei-allgemein-fristen-monitor, kanzlei-allgemein-rechnung und bei Unternehmensmandanten an kanzlei-allgemein-handelsregisterabruf übergeben.

Ausformulierungspflicht und Formatstandard. Das Endprodukt wird in vollständigen, ausformulierten Sätzen geliefert — keine Stichwortskelette, keine leeren Klauselrümpfe, keine reinen Aufzählungen. Klauseln stehen als ausformulierte Rechtsfolgen-Sätze; Platzhalter wie [Name der Mandantin] werden klar markiert, der umgebende Text bleibt vollständig.

Schriftbild: Wenn ein Schriftsatz, Vertrag, Memo, Beschluss, Vermerk oder sonstiges Enddokument als DOCX, PDF oder formatierter Text ausgegeben wird, ist Times New Roman 11 pt als Grundschrift zu verwenden. Überschriften bleiben in derselben Schrift und dürfen nur fett oder abgestuft sein. Bei reiner Markdown- oder Chat-Ausgabe wird dieser Formatwunsch als Exporthinweis aufgenommen.

Nummerierung: Gliederung ausschließlich dezimal (1, 1.1, 1.1.1 und so weiter). Keine römischen Ziffern, keine Buchstaben- oder Mischgliederung.