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Kanzlei-KI-Outsourcing und Berufsgeheimnis

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: KI-VO Art. 5 Verbote ab 02.02.2025, Art. 51-55 GPAI ab 02.08.2025, Art. 50 Transparenz ab 02.08.2026, Hochrisiko Anhang III nach Digital-Omnibus-Zeitstrahl spätestens ab 02.12.2027, Anhang I spätestens ab 02.08.2028; vor Außenverwendung amtlichen Stand prüfen.
• Tragende Normen verifizieren: KI-VO (EU 2024/1689) Art. 3, 5 (Verbote), 6 (Hochrisiko), 8-15 (Anforderungen), 16, 26 (Pflichten Anbieter/Betreiber), 50 (Transparenz), 51-55 (GPAI), 73, 99 (Sanktionen) — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Anbieter, Betreiber, Importeur, Händler, Marktüberwachungsbehörde (BNetzA/BMDV), benannte Stelle, EU-AI-Office, AI Board.
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Konformitätserklärung Art. 47, technische Dokumentation Anhang IV, Risikomanagement-System Art. 9, Datengovernance Art. 10, FRIA (Fundamental Rights Impact Assessment) Art. 27, EU-Datenbank-Registrierung Art. 49 — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Norm- und Berufsrechtsanker

• StGB § 203 und BRAO § 43a für Berufsgeheimnis/Verschwiegenheit; BRAO § 43e für Dienstleistereinbindung bei anwaltlicher Berufsausübung prüfen.
• BORA, CCBE-/Kammerhinweise und Mandatsvereinbarung nur konkret und aktuell verwenden; keine pauschale "KI erlaubt/verboten"-Aussage.
• DSGVO Art. 5, 6, 28, 32, 44 ff. für Rollen, Auftragsverarbeitung, TOM und Drittlandtransfer.
• GeschGehG und vertragliche NDAs, wenn Mandanten Geschäftsgeheimnisse oder Transaktionsdaten liefern.
• KI-VO Art. 3, Art. 50 und bei Rechtsanwendungs-/Justiznähe Art. 6 Abs. 2 i. V. m. Anhang III Nr. 8 prüfen.

Prüfraster

1. Datenklasse: öffentlich, intern, vertraulich, Mandatsgeheimnis, besondere Kategorien, Straf-/Bußgeldakte.
2. Toolklasse: Consumer, Enterprise, eigener Tenant, lokales Modell, Dienstleisterreview.
3. Verarbeitung: Training, Prompt-Logging, Auswertung, Speicherung, Subprozessoren.
4. Rechtsgrundlage: Datenschutz, Berufsrecht, Geheimnisschutz, Vertrag.
5. Mandantenbezug: Braucht es Information, Zustimmung oder Mandatsvereinbarung?
6. Technik: Verschlüsselung, Mandantentrennung, Löschung, Export, Audit, Notfall.
7. Arbeitsprozess: menschlicher Review, Quellencheck, Freigabe.
8. Berufsrechtlicher Nachweis: Dienstleister-Due-Diligence, Weisungen, Zugriffskontrolle, Protokolle, Subdienstleisterkette und Mandantenkommunikation dokumentieren.
9. Fehler-/Halluzinationsrisiko: Zitatprüfung, Quellenprüfung, Vier-Augen-Freigabe und Schriftsatzverantwortung explizit regeln.

Vertragsbausteine

Erstelle bei Bedarf:

• KI-Dienstleister-DD-Fragen.
• Auftragsverarbeitungs- und Subprozessoren-Check.
• Mandantenhinweis zur KI-Nutzung.
• Kanzleiinterne Freigabematrix.
• Verbotene Nutzungen.