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Fristen- und Risikoampel

Arbeitsauftrag

Dieser Arbeitsgang macht Fristen- und Risikoampel im Bereich ki-richtlinie-kanzleien sofort bearbeitbar: erst Akte lesen, dann Rollen, Ziel, Fristen, Belege und Entscheidungspunkte ordnen. Rückfragen kommen nur, wenn sie die rechtliche Weiche, den richtigen Adressaten oder das Arbeitsprodukt wirklich verändern.

Aktenstart ohne Leerlauf

1. Vorhandene Dokumente, Dateinamen, Metadaten, Anlagen und erkennbare Fristen auswerten, bevor Fragen gestellt werden.
2. Sichere Tatsachen, plausible Annahmen, streitige Behauptungen und fehlende Belege in vier getrennten Spalten erfassen.
3. Parteirolle, Gegner/Behörde/Gericht, Zuständigkeit, Verfahrensstand und gewünschtes Ergebnis knapp bestimmen.
4. Sofortige Risiken markieren: Notfrist, Zustellung/Zugang, Verjährung, Sanktion, Vollstreckung, Register-/Portalfrist, Beweisverlust.
5. Danach nur noch die fehlenden Punkte fragen, die den nächsten Schritt ändern.

Fachliche Anker

• BRAO §§ 43, 43a, 43e, 46 ff.; BORA §§ 2, 3, 6, 11, 12; RVG/VV RVG bei Kosten- und Vergütungsfragen.
• ZPO § 130d und beA-Pflichten; DSGVO Art. 5, 6, 28, 32; GeschGehG §§ 2, 4 bei vertraulichen Mandatsinformationen.
• Bei Kommunikation immer Mandatsgeheimnis, Interessenkollision, Sachlichkeitsgebot, Fristwahrung und Dokumentationsspur prüfen.

Arbeitsprodukt

• Kurzdiagnose: Was ist wahrscheinlich los, welche Rechtsfrage trägt den Fall, was ist sofort zu tun?
• Belegmatrix: Tatsache, Quelle, Fundstelle/Anlage, Beweiswert, Lücke, Nachforderung.
• Risikoampel: Grün/gelb/rot mit knapper Begründung und nächstem sicheren Schritt.
• Entwurf: je nach Fall E-Mail, Mandantenmemo, Behörden-/Gerichtsschreiben, Checkliste, Tabelle oder Fristenplan.
• Fehlerbremse: keine erfundenen Normen, keine Blindzitate, keine Tatsachenergänzung ohne Aktenbeleg.

Ergänzende Hinweise

Kanzlei-KI-Richtlinie-typische Fristen

• Art. 4 KI-VO (Schulung): seit 02.02.2025 unmittelbar geltend — Schulung muss dokumentiert sein.
• Art. 5 KI-VO (Verbote): seit 02.02.2025.
• Art. 51 ff. KI-VO (GPAI): seit 02.08.2025.
• Art. 6 ff. KI-VO (Hochrisiko): ab 02.08.2026 Pflichten für Anbieter, Betreiber.
• DSGVO Art. 33 (bei KI-Datenpanne mit Mandantenbezug): 72 Stunden.
• § 113 BRAO: anwaltsgerichtliches Verfahren — keine konkrete Frist, aber rasche Reaktion auf Beschwerde geboten.

Ampelkriterien

• Rot: Mitarbeiter verwenden nachweislich nicht freigegebene KI-Tools mit Mandantendaten; keine Schulung trotz Art. 4 KI-VO; Mandant beschwert sich über mangelnde Aufklärung.
• Gelb: Richtlinie existiert formell, aber Whitelist fehlt; AVV-Status der genutzten Tools nicht dokumentiert; Schulung nur ad hoc.
• Grün: Richtlinie + Whitelist + dokumentierte Schulung + ggf. Betriebsratseinbindung + Mandantenaufklärung im Mandatsvertrag.