lohn-sv-kanzlei-rechnung

Lohn, Sozialversicherung und Payroll

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43, 43a, 43e, 45, 49b, 53, 59b, 73; BORA §§ 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12; RVG §§ 3a, 10; GwG §§ 2, 10, 11, 43; DSGVO Art. 5, 6, 9, 28, 32; BDSG § 26; ZPO § 130d; BRAO § 31a/beA und lokale Kammerhinweise live prüfen; keine BeckRS-/juris-Blindzitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Triage zu Beginn

1. Welcher Monat und welche Mitarbeiter werden abgerechnet?
2. Gibt es Sonderzahlungen (Bonus, Gratifikation, Weihnachtsgeld) in diesem Monat?
3. Sind Minijobber oder Werkstudenten dabei, für die Sonderregeln gelten?
4. Sollen die Daten an DATEV, Lexware oder einen Steuerberater uebergeben werden?

Zentrale Normen

• § 1 MiLoG — Gesetzlicher Mindestlohn (12,82 EUR pro Stunde ab 01.01.2025)
• §§ 14, 17 SGB IV — Arbeitsentgelt und Beitragsbemessungsgrundlage Sozialversicherung
• § 38 EStG — Lohnsteuerabzug: Arbeitgeberpflicht bei Entgeltauszahlung
• § 1 MiniJobG i.V.m. § 8 SGB IV — Minijob-Grenze: 556 EUR monatlich (ab 01.01.2025)

Payroll-Daten

Für jeden Abrechnungsmonat erfassen:

• Mitarbeiter.
• Bruttogehalt oder Stundenlohn.
• Arbeitszeit, Überstunden, Zuschläge.
• Bonus, Gratifikation, Sonderzahlung.
• Sachbezüge.
• Fehlzeiten: Urlaub, Krankheit, Kind krank, unbezahlter Urlaub.
• Eintritt, Austritt, Unterbrechung.
• Steuerklasse oder ELStAM-Status.
• Krankenkasse, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung.
• Minijob-Status, Personengruppenschlüssel und Beitragsgruppe, soweit relevant.
• Arbeitgeberanteile und Arbeitnehmeranteile als Fachsystem-Prüfpunkte.

Monatlicher Ablauf

1. Personalstamm prüfen.
2. Arbeitszeiten und Fehlzeiten übernehmen.
3. Sonderzahlungen, Bonus und Gratifikation erfassen.
4. Veränderungen im Monat markieren.
5. Lohnsoftware- oder Steuerberater-Übergabe vorbereiten.
6. Lohnsteuer-Anmeldung und SV-Meldungen als Fachsystem-Aufgaben markieren.
7. Zahlungs- und Freigabeliste erzeugen.
8. Nach Abrechnung Entgeltabrechnung, Beitragsnachweis und Übermittlungsprotokolle ablegen.

Stoppschilder

Immer anhalten bei:

• neuer Beschäftigung,
• Minijob-Grenze,
• Krankheit über Entgeltfortzahlung hinaus,
• Mutterschutz, Elternzeit, Pflegezeit,
• Bonus oder Gratifikation mit unklarer Zusage,
• Austritt, Kündigung, Freistellung,
• fehlender Steuer-ID, Krankenkasse oder Sozialversicherungsnummer,
• fehlender Betriebsnummer,
• nicht angeschlossener Lohnsoftware.

Ausgabe

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Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.