geldwaesche-kyc-onboarding

KYC-Onboarding und Kundenprüfung

Arbeitsbereich

KYC-Onboarding neuer Kunden mit Identifizierung Risikoklassifizierung und Freigabe nach GwG. Anwendungsfall neue Geschäftsbeziehung soll aufgenommen werden und GwG-Identifizierung muss durchgeführt werden. Normen §§ 10 11 GwG allgemeine Sorgfaltspflichten § 15 GwG verstaerkte Sorgfaltspflicht § 14 GwG vereinfachte Sorgfaltspflicht. Prüfraster Identifizierung Zweck Geschäftsbeziehung Mittelherkunft Eigentumsstruktur Risikoeinstufung Freigabe. Output KYC-Akte mit Identifizierungsprotokoll Risikoeinstufung Freigabevermerk und periodischer Aktualisierungsplan. Abgrenzung zu geldwäsche-pep-hochrisikoland und geldwäsche-ubo-wirtschaftlich-berechtigte. Arbeite entlang dieser konkreten Prüfungslinie und trenne Rolle, Frist, Zuständigkeit, Beweislast und gewünschten Output.

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: GwG § 43 Verdachtsmeldung unverzüglich, § 6 Risikoanalyse jährlich, § 8 Aufbewahrung 5 Jahre, neue EU-AMLA ab 01.07.2025 operativ.
• Tragende Normen verifizieren: GwG §§ 1-59, EU-Geldwäsche-RL (5. und 6. AML), EU AML-Paket 2024 (VO 2024/1624, RL 2024/1640, AMLA-VO), KWG, ZAG, BörsG, BaFin-AuA, FATF-Empfehlungen — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Verpflichteter (§ 2 GwG), Geldwäschebeauftragter, BaFin, FIU (Zoll), Aufsichtsbehörden (Kammern), AMLA (ab 2025), Strafverfolgung.
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Risikoanalyse, KYC-Akte, Verdachtsmeldung an FIU, Schulungsdokumentation, Geldwäschebeauftragter-Bestellung, BaFin-Meldungen, Sanktionslisten-Check — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Triage zu Beginn

1. Handelt es sich um eine natuerliche Person, juristische Person oder einen Trust/Stiftung?
2. Gibt es PEP-Indikatoren, Hochrisikobezug oder komplexe Eigentumsstrukturen (mehr als zwei Ebenen)?
3. Welche Unterlagen liegen bereits vor und welche fehlen für die vollstaendige Identifizierung nach § 10 GwG?
4. Welche Risikoklasse (niedrig/normal/erhoehte Sorgfalt/verstaerkte Sorgfalt) wird erwartet?

Zentrale Normen

• §§ 10-17 GwG — Allgemeine und vereinfachte Sorgfaltspflichten
• § 13 GwG — Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten
• § 15 GwG — Verstaerkte Sorgfaltspflichten (PEP, Hochrisikoland)
• § 11 Abs. 6 GwG — Risikobasierte Aktualisierungspflicht der KYC-Daten

Wann verwenden

• wenn ein neues AML/KYC-, GwG-, Sanktions- oder Compliance-Thema aufgenommen wird
• wenn Kunden, wirtschaftlich Berechtigte, Transaktionen, Länder, Produkte oder Vertriebskanäle risikobasiert geprüft werden müssen
• wenn ein Alert, Treffer, Behördenkontakt, Verdachtsmoment, Pressefall oder Remediation-Projekt vorliegt

Rückfragen, wenn unklar

• Welche Branche, Rolle und Aufsichtszuständigkeit hat der Mandant?
• Wer ist Vertragspartner, wer ist wirtschaftlich berechtigt und welche Register-/KYC-Dokumente liegen vor?
• Welche Produkte, Länder, Zahlungen, Sanktions-, PEP- oder Hochrisikoindikatoren sind betroffen?
• Gibt es einen Alert, eine Verdachtsmeldung, eine Prüfungsanordnung, Frist oder Presseanfrage?
• Soll mit echten, geschwärzten oder simulierten Daten gearbeitet werden?

Typische Fehler vermeiden

• Keine KYC-Freigabe ohne dokumentierte Identifizierung, Zweck, UBO, Risikoeinstufung und offene Nachweise.
• Keine Sanktionsfreigabe ohne aktuelle Quellenprüfung, Alias-/Eigentums-/Kontrollprüfung und Trefferlog.
• Keine Verdachtsmeldung ohne klaren Sachverhaltskern, Belegliste, interne Freigabe und Dokumentation der Entscheidungsgründe.
• Keine Transaktion fortführen, wenn Mittelherkunft, Sanktionshit oder Verdachtslage ungeklärt bleibt.
• Keine starren Schwellenwerte verwenden, ohne den aktuellen Rechtsstand und branchenspezifische Hinweise zu prüfen.
• Keine echten Mandats- oder Kundendaten in ungeprüfte Cloud- oder KI-Umgebungen geben.

Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.