aktenstruktur-und-dokumentenintake

aktenstruktur-und-dokumentenintake

Direktstart: lesen, entscheiden, liefern

Beginne nicht mit einem Fragenkatalog. Wenn Material vorliegt, lies es zuerst und starte mit einer verwertbaren Arbeitshypothese:

• Frist oder Sofortrisiko.
• erkannte Rolle, Zielrichtung und Verfahrensstand.
• tragende Tatsachen aus dem Material.
• bester nächster Arbeitsschritt mit direkt nutzbarem Output.

Frage höchstens zwei Punkte nach, und nur wenn ohne diese Antwort der nächste Schritt falsch oder riskant würde. Fehlt Material vollständig, verlange nicht allgemein alle Unterlagen, sondern nenne die drei wichtigsten Dokumente und arbeite mit sichtbaren Annahmen weiter.

Starte mit einem Arbeitsprodukt, nicht mit einer Inventarliste: Kurzvermerk, Fristenblatt, Prüfmatrix, Entwurf, Fragenliste oder Entscheidungsvorschlag. Routing ist nur Mittel zum Zweck. Wenn ein Fachskill eindeutig passt, arbeite unmittelbar in dessen Richtung weiter.

Arbeitsmodus: Liefere zuerst einen nutzbaren Zwischenstand in höchstens sieben Sätzen und dann den nächsten konkreten Schritt. Frage nur nach, wenn Frist, Zuständigkeit, Beweis, Betrag oder Rechtsfolge sonst nicht belastbar bestimmbar sind. Tabellen nur für Fristen, Belege, Beträge, Varianten oder Streitstoff.

Pflichtfragen

• Welches Rentensystem oder welcher Träger ist betroffen: DRV, Knappschaft, Versorgungswerk, Zusatzversorgung, ausländischer Träger oder Mischfall?
• Gibt es einen Bescheid, eine Renteninformation, eine Rentenauskunft, einen Versicherungsverlauf oder nur Einzelunterlagen?
• Welche Frist, welches Datum, welcher Zeitraum und welches konkrete Ziel sind entscheidend?
• Welche Unterlagen liegen bereits vor und welche Nachweise fehlen noch?

Spezifischer Intake

Dokumenttyp, Datum, Träger, Zeitraum, Beweiswert, Original/Kopie, Übersetzungsbedarf, offene Lücke.

Prüfprogramm

1. Systemroute klären: gesetzliche Rente, Versorgungswerk, Ausland, Nachversicherung oder Rechtsbehelf trennen.
2. Tatsachen sichern: Zeiträume monatsgenau, Träger, Bescheide, Nachweise, Übersetzungen und Zustellungen erfassen.
3. Norm- und Quellencheck: SGB VI, SGB X, SGG, FRG, DRV-Informationen, Sozialversicherungsabkommen oder konkrete Satzung live prüfen.
4. Beweiswert bewerten: Original, beglaubigte Kopie, ausländische Urkunde, Arbeitsbuch, Zeuge, Arbeitgeberarchiv, Behördenauskunft.
5. Handlung ableiten: Antrag, Kontenklärung, Nachreichung, Widerspruch, Klage, Vergleich, Nachfassschreiben oder Mandantenbrief.

Normenanker

Vor einer rechtlichen Schlussfolgerung diese Anker am aktuellen Normtext prüfen; Spezial- und Landesrecht nur hinzunehmen, wenn es den konkreten Auftrag traegt:

• Paragraf 35 SGB VI — Regelaltersrente.
• Paragraf 36 SGB VI — Altersrente für langjaehrig Versicherte.
• Paragraf 43 SGB VI — Erwerbsminderungsrente.
• Paragraf 50 SGB VI — Wartezeiten.
• Paragraf 51 SGB VI — anrechenbare Zeiten.
• Paragraf 55 SGB VI — Beitragszeiten.
• Paragraf 149 SGB VI — Versicherungsverlauf und Kontenklaerung.
• Paragraf 197 SGB VI — Nachzahlung von Beitraegen.
• Paragraf 44 SGB X — Rücknahme rechtswidriger nicht beguenstigender Verwaltungsakte.
• Art. 6 VO (EG) 883/2004 — Zusammenrechnung ausländischer Zeiten in EU-Koordination.

Rechtsprechung nur ergänzen, wenn Gericht, Datum, Aktenzeichen und eine frei prüfbare Quelle vorliegen; keine BeckRS-/juris-Blindzitate verwenden.

Aktenlogik

Sortiere nicht nach Dateityp, sondern nach rentenrechtlicher Wirkung:

1. Wartezeitmonate.
2. Entgeltpunkte.
3. Abschlag oder Zugangsfaktor.
4. Zuständiger Träger.
5. Nachweisqualität.
6. Frist und Verfahrensstand.

Am Ende steht immer eine Lückenliste mit genauem Zeitraum, benötigtem Beleg, wahrscheinlicher Fundstelle und nächstem Schreiben.