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Abwesenheiten, Urlaub, Krankheit

Arbeitsbereich

Verwaltung von Abwesenheiten in der Kanzlei — Urlaub Krankmeldung Elternzeit Pflegezeit Fortbildung. Anwendungsfall Anwalt oder Mitarbeiter meldet Urlaub oder Krankheit und Kanzlei muss Vertretung für Fristen beA Postlauf Mandantenkommunikation sicherstellen. Normen § 7 BUrlG Resturlaub § 16 BEEG Elternzeit § 3 PflegeZG Kurzpflegezeit Art. 6 DSGVO Diagnosedaten. Prüfraster Überschneidungen Fristencheck beA-Abdeckung Postlauf-Vertretung Teamkonflikt. Output Urlaubsplan Vertretungsregelung Abwesenheitsregister Eskalationsprotokoll Schnittstelle Lohn-SV. Abgrenzung zu Lohn-SV-Skill und Kanzleikalender. Arbeite entlang dieser konkreten Prüfungslinie und trenne Rolle, Frist, Zuständigkeit, Beweislast und gewünschten Output.

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43, 43a, 43e, 45, 49b, 53, 59b, 73; BORA §§ 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12; RVG §§ 3a, 10; GwG §§ 2, 10, 11, 43; DSGVO Art. 5, 6, 9, 28, 32; BDSG § 26; ZPO § 130d; BRAO § 31a/beA und lokale Kammerhinweise live prüfen; keine BeckRS-/juris-Blindzitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

1) Abwesenheitsarten

Art	Anlass	Vorlauf	Vertretung erforderlich
Erholungsurlaub	jaehrlicher Anspruch BUrlG	meist 4-6 Wochen	ja
Sonderurlaub	persönliche Anlaesse (Heirat, Todesfall)	sofort	ja, soweit möglich
Bildungsurlaub	Bildungsfreistellungsgesetze der Länder	6-8 Wochen Vorlauf	ja
Krankheit (AU)	Krankheit mit AU-Bescheinigung	sofort	ja, ad hoc
Kind krank	Paragraf 45 SGB V	sofort	ja, ad hoc
Mutterschutz	Paragraf 3 MuSchG	nach Bekanntwerden Schwangerschaft	langfristig, Stoppschild
Elternzeit	Paragraf 16 BEEG	7 Wochen vor Beginn	langfristig, Stoppschild
Pflegezeit	Paragraf 3 PflegeZG	10 Tage vor Beginn	langfristig, Stoppschild
Fortbildung	bezahlt oder unbezahlt	mit Beleg	ja
Homeoffice	mobile Arbeit	je nach Vereinbarung	nicht zwingend, aber Kalenderabstimmung
Überstundenausgleich	Zeitkonto	kurzfristig	ja
Unbezahlter Urlaub	Sondervereinbarung	je nach Anlass	ja

2) Ablauf Urlaubsantrag

Schritt 1 — Anfrage erfassen

• Person (mit Funktion)
• Zeitraum (Anfang, Ende, Werktage)
• Anlass (nicht zwingend, aber bei Bildungsurlaub Pflicht)

Schritt 2 — Resturlaub und Überschneidungen prüfen

• Resturlaub aus dem Vorjahr (Paragraf 7 III BUrlG: Übertrag bis 31.03.)
• Aktueller Urlaubsanspruch des Jahres
• Bereits genehmigter Urlaub
• Überschneidungen mit anderen Teammitgliedern

Schritt 3 — Operative Prüfung

• Fristen: Welche Fristen laufen im Antrags-Zeitraum?
• Gerichtstermine: Termine wahrnehmen müssen
• beA-Eingaenge: Wer leert das beA-Postfach?
• Postlauf: Wer holt die Post ab und sortiert?
• Telefon: Wer ist erreichbar?
• Mandantenkommunikation: Welche Mandate haben Kommunikationsbedarf?

Schritt 4 — Vertretung vorschlagen

• Konkret benannte Person je Mandat
• Doppelvertretung bei kritischen Mandaten
• Vertretung dokumentiert (Mandanten-Brief, beA-Mandatsanzeige)

Schritt 5 — Entscheidung

• Genehmigen
• Genehmigen mit Auflage (z.B. "Vertretung muss von Mandant XY bestätigt werden")
• Rueckfrage (z.B. "Wer vertritt im Mandat 123?")
• Alternativer Zeitraum vorschlagen
• Ablehnen (mit Begründung — selten, meist nur bei Termin-Kollision)

Schritt 6 — Kalender pflegen

• Kanzlei-Kalender aktualisieren
• Abwesenheitsregister aktualisieren
• Out-of-Office-Mail eingerichtet
• beA-Vertretung Paragraf 31a BRAO eingerichtet

3) Ablauf Krankmeldung

Schritt 1 — Aufnahme

• Wer hat krank gemeldet?
• Wann?
• Voraussichtliche Rückkehr?
• AU-Bescheinigung vorhanden (Paragraf 5 EFZG: nach 3 Tagen Pflicht, Tarif/Arbeitsvertrag oft früher)

Schritt 2 — Ad-hoc-Vertretung

• Welche Termine in den nächsten Tagen?
• Welche Fristen in der laufenden Woche?
• beA-Eingang täglich prüfen lassen
• Telefon-Umleitung

Schritt 3 — Lohn/SV-Hinweis

• Bei Krankheit > 6 Wochen: Hinweis an Lohnbuchhaltung
• Anschluss-Skill: kanzlei-allgemein-lohn-sv

Schritt 4 — Datenschutz

• Diagnose nicht erfassen, außer für Krankengeld-Antrag erforderlich
• AU-Bescheinigung beinhaltet keinen Befund — das ist gesetzlich so
• Bei eAU (elektronische AU): keine Papier-Bescheinigung mehr beim AG, sondern Abruf bei der Kasse Paragraf 109 SGB IV

4) Vertretungsregelung — Prüfliste

• Vertretung benannt je laufendem Mandat?
• Mandanten benachrichtigt, soweit Vertretung Außenwirkung hat?
• beA-Vertretung eingerichtet Paragraf 31a III BRAO?
• Out-of-Office-Mail eingerichtet (mit Vertretung-Hinweis)?
• Telefon-Umleitung oder Vertretung am Telefon?
• Postzustellung: wer leert das Postfach?
• Fristen-Kalender an Vertretung weitergegeben?
• Schlüssel/Zugang zu Akten, soweit erforderlich?

5) Eskalation bei Konflikten

Konflikt	Mechanismus
Urlaubswunsch kollidiert mit Gerichtstermin	Termin priorisieren; ggf. Verlegungsantrag
Zwei Mitarbeiter wollen gleichen Zeitraum	Vorrang nach Antragseingang, sonst Abwaegung Familie/Kinder
Wiederholte Kurzkrankmeldungen	Personalgespräch; ggf. BEM Paragraf 167 II SGB IX bei > 6 Wochen pro Jahr
Geplante Elternzeit	Stoppschild — Personalplanung mindestens 6 Monate vor Mutterschutzbeginn
Kurzfristige Krankmeldung am Tag eines Gerichtstermins	Sofort-Vertretung organisieren; Termin nur in dringendsten Fällen verlegen

6) Abwesenheitsregister-Template

| Person | Art | Anfang | Ende | Vertretung | Status |
|--------|-------------|------------|------------|-----------------|----------|
| RA Mueller | Urlaub | 01.07.2026 | 14.07.2026 | RA Schmidt, RAin Weber (Mandat 312) | genehmigt |
| RAin Weber | Krank | 15.06.2026 | offen | RA Mueller | laufend |
| ReFa Bauer | Bildung | 03.09.2026 | 04.09.2026 | ReFa Klein | genehmigt |

Vorlage unter assets/templates/abwesenheiten-register.md.

7) Datenschutz

• Diagnose-Daten nicht erfassen. Im Personalakten-Eintrag genuegt Zeitraum.
• AU-Bescheinigung ist personenbezogenes Gesundheitsdatum Art. 9 DSGVO — gesonderte Aufbewahrung.
• Mandanten erfahren keine Diagnose. Es genuegt: "RA Mueller ist erkrankt, Vertretung übernimmt RA Schmidt."
• Vertretungsanzeige an Mandanten nur mit Mandantenbezug, nicht generell.

8) Typische Fehler

1. Vertretung nicht im beA hinterlegt. Folge: Zustellungen kommen nicht an, Frist-Versaeumung.
2. Out-of-Office-Mail ohne Vertretung. Mandanten warten, Frust und ggf. Haftung.
3. Gerichtstermin in Urlaub übersehen. Folge: Saeumnis Paragraf 330 ZPO, Wiedereinsetzung Paragraf 233 ZPO nur bei Verschuldensfreiheit.
4. Bildungsurlaub-Antrag zu spaet. Bundesländer-Fristen 6-8 Wochen.
5. Krankheit über 6 Wochen nicht an Lohnbuchhaltung gemeldet. Folge: falsche Lohnabrechnung, Krankengeld-Verzug.
6. Diagnose in Personalakte. DSGVO-Verstoß.
7. Elternzeit-Anzeige ohne 7-Wochen-Vorlauf. Folge: Beginn verschiebt sich.

9) Schnittstellen

• kanzlei-allgemein-lohn-sv — bei Krankheit > 6 Wochen, Mutterschutz, Elternzeit
• kanzlei-allgemein-hr-personal — Personalakte, Resturlaubs-Konto, Vertragsfragen
• kanzlei-allgemein-fristen-monitor — Fristen-Vertretung während Abwesenheit
• kanzlei-allgemein-kanzleikalender — Termin-Vertretung und Kalender-Synchronisation
• kanzlei-allgemein-bea-journal — beA-Vertretung Paragraf 31a III BRAO
• kanzlei-allgemein-postlauf — Postzustellung und -bearbeitung während Abwesenheit
• kanzlei-allgemein-output-versand — Vertretungsanzeige in der Mandanten-Korrespondenz

Quellenkontrolle

Kanzleiorganisation nach Vorgang trennen: Mandatsannahme und Interessenkollision, Verschwiegenheit, Fristen, Aktenführung sowie elektronischer Rechtsverkehr. Einschlägige Berufs- und Verfahrensnormen nur dem konkreten Arbeitsschritt zuordnen. Rechtsprechung ist mit Gericht, Datum, Aktenzeichen, tragender Aussage und Quelle zu belegen; bloße Aktenzeichenlisten entfallen.