betriebskostenabrechnung-erstellen-asset-management

Betriebskostenabrechnung erstellen

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: BGB §§ 535-577a, BetrKV, WEG §§ 24, 25, 27, BGB §§ 558, 558a, 558b, 573, 573c — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Fachkern: Betriebskostenabrechnung erstellen

• Normen-/Quellenanker: BGB, GBO, WEG, BauGB, ErbbauRG, MaBV, Mietrecht, Grundpfandrechte, Notar-/Registervollzug und öffentlich-rechtliche Lasten.
• Entscheidende Weiche: Trenne Eigentum, Besitz, Grundbuchabteilung, Belastung, Fälligkeit, Vollzug, Mängel, Miet-/Nutzungsverhältnis und Finanzierung.

Einstieg

1. Objektart: Wohnraum, Gewerbe, Mischobjekt, WEG-Sondereigentum, Quartier?
2. Abrechnungsjahr, Mietfläche, Leerstände, Nutzerwechsel, Vorauszahlungen.
3. Mietvertragsklauseln: BetrKV-Verweis, konkrete Kostenliste, Pauschale, Umsatzsteueroption, sonstige Betriebskosten.
4. Datenquellen: Buchhaltung, WEG-Jahresabrechnung, Heizkostenabrechnung, CO2-Angaben, Dienstleisterverträge, Zahlungsbelege.
5. Gewünschtes Ergebnis: Einzelabrechnung, Portfoliomatrix, Mieteranschreiben, Belegepaket, Korrekturworkflow.

Erstellungsschritte

1. Umlagegrundlage je Mietvertrag prüfen. Ohne vertragliche Grundlage keine Nachforderung.
2. Kostenarten-Mapping nach BetrKV oder Gewerbemietvertrag: Verwaltung, Instandhaltung und Finanzierungskosten aussondern.
3. WEG-Daten übersetzen: Verwalterhonorar, Rücklage und Reparaturen nicht in die Mieterabrechnung übernehmen; umlagefähige Positionen neu schlüsseln.
4. Gewerbe-Vorwegabzug: Restaurant, Praxis, Laden, Tiefgarage oder Sondernutzung gesondert prüfen.
5. Heizkosten nach HeizkostenV gesondert verarbeiten; Kürzungsrisiken bei fehlender Verbrauchserfassung markieren.
6. CO2-Kosten nach CO2KostAufG rechnen; Vermieteranteil herausnehmen.
7. Vorauszahlungskonto abgleichen: Soll, Ist, Nutzerwechsel, Guthaben, Nachzahlung.
8. Versand-Qualitygate: Zugangsnachweis, Abrechnungsfrist, Belegarchiv, Ansprechpartner.

Rechenmatrix

Position	Quelle	Umlagegrundlage	Schlüssel	Betrag brutto/netto	Mieteranteil	Belegstatus
Grundsteuer	Bescheid	Vertrag/BetrKV	Fläche	[...]	[...]	[...]
Versicherung	Police/Rechnung	BetrKV	Fläche/MEA	[...]	[...]	[...]
Hausmeister	Vertrag/Stunden	BetrKV anteilig	Fläche	[...]	[...]	Split nötig
Heizung	Heizkostenabrechnung	HeizkostenV	Verbrauch/Fläche	[...]	[...]	CO2 prüfen
Verwalter	WEG	nicht umlagefähig	-	[...]	0	herausnehmen