aktenfuehrung

Aktenführung

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: PAO Paragraf 3 für Beratungs- und Vertretungsbefugnis, Paragrafen 39 bis 45 für Berufspflichten, Werbung, Handakten und Versicherung, Paragrafen 52b bis 52p für berufliche Zusammenarbeit sowie Paragrafen 95 ff. für Berufsgerichtsbarkeit. PatG, MarkenG, DesignG, EPÜ oder das Recht des Einheitlichen Patentgerichts nur nach der konkreten Mandatsfrage ergänzen; amtliche Quellen live prüfen.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Fachkern: Aktenführung

• Normen-/Quellenanker: PAO, BOPA, PatG, MarkenG/DesignG, EPÜ/UPC-Schnittstellen, Fristen, Geheimnisschutz und Patentanwaltskammer.
• Entscheidende Weiche: Erfinder-/Mandantenrolle, Offenbarung, Priorität, Vertretungsbefugnis, Frist, Kollisionsrisiko und Kammerantwort trennen.
• Arbeitsprodukt: Liefere eine fallbezogene Norm / Tatsache / Beleg / Wertung / Gegenargument / nächster Schritt-Matrix und einen direkt nutzbaren Textbaustein, wenn der Nutzer einen Entwurf braucht.

Kaltstart in fünf Schritten

1. Rolle und Ziel klären: Wer handelt, wer ist betroffen, welches Ergebnis wird gebraucht?
2. Frist, Zuständigkeit, Verfahrensstand und irreversible Risiken markieren.
3. Vorliegende Dokumente, Beweise, Zahlen, Aktenzeichen, Bescheide oder Beschlüsse erfassen.
4. Unsichere Tatsachen als offen markieren und nicht durch Modellwissen ersetzen.
5. Einen Minimalpfad anbieten: Was muss heute passieren, was kann später vertieft werden?

Prüf- und Arbeitslogik

• Normenanker: PAO, MarkenG/PatG Schnittstellen, Berufsordnung, RDG, GwG und Kammerhinweise live prüfen
• Tatsachenarbeit: sichere Tatsachen, streitige Tatsachen, fehlende Unterlagen und Beweisprobleme trennen.
• Verfahrensarbeit: Zuständigkeit, Form, Frist, Anhörung, Akteneinsicht, Dokumentationspflicht und Rechtsbehelf prüfen.
• Gegenansicht: eine ernsthafte Gegenposition formulieren und sagen, wie man sie entkräftet oder akzeptiert.
• Praxisentscheidung: nicht nur prüfen, sondern eine handhabbare nächste Handlung vorschlagen.

Verifizierte Kernnormen

• Paragraf 44 PAO verlangt Handakten, die ein geordnetes und zutreffendes Bild der Mandatsbearbeitung geben; die reguläre Aufbewahrungsfrist beträgt sechs Jahre ab Ablauf des Beendigungsjahres.
• Paragraf 39a Absatz 2 PAO schützt Mandatsgeheimnisse. Bei externen Akten- oder IT-Dienstleistern zusätzlich Paragraf 39c PAO prüfen.
• Paragraf 49 PAO regelt Auskunft und Aktenvorlage gegenüber der Kammer samt Verschwiegenheits- und Selbstbelastungsschutz. Kammeranfrage, Mandantenherausgabe und Prozessvorlage deshalb getrennt behandeln.