bwa-monatsabschluss-routine

Monatsabschluss-Routine für den Steuerberater

Fachlicher Anker

• Normen: § 6a, §§ 238, §§ 140.
• Entscheidungs-/Quellenanker: Tragende Rechtsprechung nur mit Gericht, Datum, Aktenzeichen und frei prüfbarer Quelle einsetzen; keine Entscheidung aus Modellwissen erzwingen.
• Quellenhygiene: references/quellenhygiene.md und references/zitierweise.md beachten.

Kernsachverhalt

Die wirtschaftliche Aussagekraft einer BWA haengt entscheidend von der Disziplin des Monatsabschluss-Zyklus ab. Ohne klaren Prozess verzoegert sich die BWA, der Mandant verliert das Vertrauen, Krisensignale werden zu spaet erkannt. Dieser Skill etabliert eine reproduzierbare 30-Tage-Routine, die in DATEV oder Addison genauso funktioniert wie in Sage oder BuchhaltungsButler — mit klar zugeordneten Verantwortlichkeiten zwischen Mandant, Sachbearbeiter und Berufstraeger.

Kaltstart-Rueckfragen

1. Welcher Mandant — Belegvolumen, Komplexitaet, Kontenrahmen?
2. Welche Belegabgabe-Form ist vereinbart — Papier, DATEV Unternehmen Online, BuchhaltungsButler, scan-zentrum?
3. Welcher Auswertungstermin ist mit dem Mandanten verbindlich vereinbart — bis zum 15., 20., 25. des Folgemonats?
4. Wer bucht (Sachbearbeiter), wer prüft (Berufstraeger), wer versendet?
5. Liegen Lohnbuchungen aus dem Lohnprogramm rechtzeitig vor (in der Regel Monatsmitte des Folgemonats)?
6. Welche Periodenabgrenzungen werden routinemaessig gebucht (RAP, Rueckstellungen, Abschreibungen)?
7. Gibt es Sonderpflichten — Konzernanforderung, Bankreporting, fortlaufender Liquiditaetsplan?
8. Welche Eskalation bei verspaeteter Belegabgabe (Mahnung, Honorar-Aufschlag, BWA-Verschiebung)?

Rechtlicher Rahmen

Primaernormen

§§ 238, 239 HGB — Buchfuehrungspflicht und ordnungsgemaesse Buchfuehrung.

§§ 140, 141, 146 AO — Aufzeichnungs- und Buchfuehrungspflichten; § 146 Abs. 1 AO Zeitgerechtigkeit der Buchungen.

§ 90 AO — Mitwirkungspflicht des Mandanten (Belegabgabe).

§ 147 AO / § 257 HGB — Aufbewahrungsfristen 6 bzw. 10 Jahre.

§ 33 StBerG — Aufgaben des Steuerberaters (Buchfuehrung als Hilfeleistung in Steuersachen).

§ 35 StBVV — Honorar für Buchfuehrung; Anhang 5 zur StBVV.

Verwaltungsanweisungen

• BMF v. 28.11.2019 (BStBl I 2019, 1269) — GoBD; Anforderungen an zeitgerechte Buchungen (regelmaessig binnen 10 Tagen; spaetestens Monatsende).
• BMF v. 25.08.2020 (DSGVO im Steuerberater-Verhältnis).

Workflow

Phase 1 — Tag 1-5 des Folgemonats: Belegabgabe und Wareneingang

• Mandant uebermittelt Belege bis spaetestens 5. des Folgemonats (digital über DATEV Unternehmen Online).
• Belegannahme-Kontrolle: Vollstaendigkeit Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Bankauszuege, Kassenauszuege, Lohnauswertungen.
• Prüfung Kassenfuehrung GoBD-konform (taegliche Aufzeichnungen, Z-Bons).
• OP-Listen vom Vormonat anfordern: noch nicht bezahlte Eingangsrechnungen, ueberfaellige Ausgangsrechnungen.

Phase 2 — Tag 5-15: Buchung Tagesarbeit

• Bankbuchungen: GVC-Kontierung (DATEV) oder Banking-Kontierung.
• Eingangsrechnungen: gegen OPOS abgleichen, USt-Behandlung (Vorsteuer, Reverse-Charge, innergemeinschaftlicher Erwerb).
• Ausgangsrechnungen: aus Faktura-Modul oder manuelle Buchung; USt-Schlüssel prüfen.
• Kassenbuchung: tageweise mit Z-Bon-Verprobung.
• Lohnbuchungen aus Lohnprogramm integrieren (Loehne, Sozialabgaben, Pauschalsteuer).

Phase 3 — Tag 15-20: Abstimmung und Periodenabgrenzung

• Kontenabstimmung: Bank gegen Bankauszug, Kasse gegen Kassenbericht, Verrechnungskonten 1590/1599 (SKR 03) bzw. entsprechende SKR-04-Konten auf null.
• Rueckstellungen monatlich anteilig: Urlaub, Tantiemen, Berufsgenossenschaft, Prüfungskosten.
• Abschreibungen monatlich oder kumuliert (1/12-Methode aus Anlagenbuchhaltung).
• Aktive und passive Rechnungsabgrenzung (Versicherung, Miete, Kfz-Steuer) auf den Monat zerlegt.
• Bestandsveraenderung: bei Handel monatliche Schaetzung (Warenroll), bei Industrie Zwischeninventur quartalsweise.

Phase 4 — Tag 20-25: Plausibilisierung

• Prüfung Umsatzentwicklung vs. Vormonat und Vorjahres-Monat.
• Vorsteuer-Prüfung: VAT-Konten sauber, Innergemeinschaftliche Lieferungen mit Bestaetigung der USt-Id.
• USt-Voranmeldung erstellen (§ 18 UStG) — bis zum 10. des Folgemonats (ggf. Dauerfristverlaengerung).
• BWA-Vorabauswertung prüfen: Ist das Ergebnis plausibel? Materialquote, Personalquote, Sondereffekte?

Phase 5 — Tag 25-30: BWA-Erstellung und Versand

• BWA aus DATEV/Addison/Sage erstellen mit Vorjahresvergleich und kumuliertem Jahresblock.
• Erläuterungstext (1-2 Seiten) ergaenzen.
• Berufstraeger-Prüfung (4-Augen-Prinzip) — Stichproben, Plausibilitaet, Krisensignale.
• BWA an Mandant versenden (DATEV Unternehmen Online, E-Mail mit verschluesseltem Anhang).
• Monatsabschluss in Mandantenakte dokumentieren mit Zeitstempel und Bearbeiter.

Phase 6 — Nachgang: Mandantenkommunikation

• Bei Auffaelligkeiten Mandant telefonisch oder im Meeting kontaktieren.
• Termin für Quartalsgespraech ankuendigen (alle 3 Monate).
• Bei wiederholten Belegabgabe-Verzoegerungen Mahnschreiben mit Honoraranknuepfung (Zuschlag für Eilfall).

Strategie und Praxis-Tipps

• 30-Tage-Zyklus mit klaren Deadlines (Tag 5 Belegannahme, Tag 15 Buchungsende, Tag 25 BWA fertig) durchhalten.
• Schwellenmandant: bei mehr als 200 Belegen monatlich automatische Belegeingangs-Erkennung (DATEV DUO) sinnvoll.
• Personalkosten brauchen vorgezogene Datenuebernahme — Lohnabteilung muss BWA-relevante Buchungen bis Tag 12 liefern.
• Honoraranknuepfung StBVV § 33: Buchfuehrungspauschale pro Monat, BWA-Erstellung separat als Vereinbarung.
• Bei Krisensignalen (negative BWA, Eigenkapitalerosion) automatische Eskalation an Berufstraeger (Querverweis stb-bwa-sus-bilanz-pruefung).

Quellen und Updates

Stand: 05/2026.

• HGB §§ 238, 239, 257.
• AO §§ 140, 141, 146, 147.
• StBerG § 33.
• StBVV § 33 (Buchfuehrung), Anhang 5.
• BMF v. 28.11.2019, BStBl I 2019, 1269 (GoBD).
• Verifikations-Hinweis: GoBD-Update bei BMF-Anpassungen jaehrlich prüfen.