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PDF-Erzeugung für Ihre Klage — von Word bis Scanner-App

Worum geht es?

Das Gericht erwartet heute fast immer PDF-Dateien. Diese Skill zeigt Ihnen, wie Sie aus Word, LibreOffice, gescannten Papieren oder Smartphone-Fotos saubere PDFs machen, die das Gericht und die Gegenseite gut lesen können.

Wann brauchen Sie diese Skill?

• Sie haben Ihre Klage am Computer geschrieben und brauchen ein PDF daraus.
• Sie haben Papier-Dokumente (Verträge, Briefe) und müssen sie einscannen.
• Sie wollen mehrere PDFs zu einem zusammenfuegen.
• Sie wollen ein PDF kleiner machen, weil das Justizpostfach es ablehnt.

Fachbegriffe (kurz erklaert)

• PDF: Portable Document Format. Ein Format, das auf jedem Geraet gleich aussieht.
• PDF/A: Eine spezielle Version von PDF für die Archivierung. Das Gericht akzeptiert diese Variante besonders gerne.
• OCR: Texterkennung — wandelt ein Bild-PDF in ein durchsuchbares Text-PDF um.

Schritt-für-Schritt — PDF aus Word/LibreOffice

Schritt 1 — Klageschrift fertig schreiben

Schriftart Times New Roman oder Arial, 12pt, Zeilenabstand 1,5. Siehe anlagen-formatieren-k1-k2-pdf-amtsgericht für Details.

Schritt 2 — Als PDF exportieren

In Word:

• Datei → Exportieren → PDF/XPS-Dokument erstellen → "Veröffentlichen".
• Dateityp: PDF/A (wenn möglich).

In LibreOffice:

• Datei → Exportieren als → Direkt als PDF exportieren.
• Reiter "Allgemein" → Haken bei "PDF/A-1a" oder "PDF/A-2b".

Schritt 3 — PDF prüfen

Oeffnen Sie das fertige PDF und scrollen Sie es durch. Prüfen Sie:

• Sind alle Seiten da?
• Ist die Formatierung erhalten?
• Sind Tabellen, Fettung, Anfuehrungszeichen korrekt?

Wenn ja, ist das PDF einreichbar.

Schritt-für-Schritt — Papier scannen

Schritt 1 — Scanner waehlen

Wenn Sie einen Drucker mit Scanner haben: Nutzen Sie ihn. Stellen Sie ein:

• Aufloesung: 300 dpi (Punkt pro Zoll).
• Schwarz-weiss oder Farbe, je nach Original.
• Dateiformat: PDF.

Wenn Sie nur ein Smartphone haben: Nutzen Sie eine Scanner-App:

• Adobe Scan (kostenlos, gut)
• Microsoft Lens (kostenlos)
• CamScanner (kostenlos, aber Werbung)
• Apple Notizen (auf iPhone, eingebaut)

Diese Apps richten das Dokument automatisch gerade aus und entfernen Schatten.

Schritt 2 — Sauber fotografieren

• Legen Sie das Dokument auf einen flachen Untergrund mit gutem Licht.
• Vermeiden Sie Schatten und Reflektionen.
• Fotografieren Sie senkrecht von oben.
• Prüfen Sie das Ergebnis: Ist alles lesbar?

Schritt 3 — OCR (Texterkennung) aktivieren

In der Scanner-App gibt es meistens eine Funktion "Text erkennen" oder "OCR". Aktivieren Sie sie. Dann wird das PDF durchsuchbar — das Gericht kann nach Worten suchen.

Schritt 4 — Als PDF exportieren

In der Scanner-App: "Teilen" oder "Exportieren" → PDF. Auf den Computer uebertragen (per E-Mail, USB, Cloud).

PDFs zusammenfuegen

Wenn Sie z.B. die Klageschrift und das Anlagenverzeichnis in einer Datei haben wollen:

Kostenlose Tools:

• PDF24 (kostenlos, Windows, Online): Drag-and-Drop, zusammenfuegen.
• PDFsam Basic (kostenlos, Windows/Mac/Linux): Open Source.
• Foxit PDF Reader (kostenlos, eingeschraenkt).
• Vorschau (auf Mac, eingebaut).

Vorsicht bei Online-Tools: Wenn Ihr PDF sensible Daten enthaelt (z.B. Personalausweis-Kopie), nutzen Sie lokale Programme, nicht Online-Tools. Online-Dienste laden Ihre Datei auf einen fremden Server.

PDF komprimieren

Mein Justizpostfach hat eine Obergrenze von rd. 60 MB pro Einreichung. Wenn Ihr PDF groesser ist, müssen Sie es komprimieren.

Kostenlose Tools:

• PDF24 (kostenlos): "PDF verkleinern".
• SmallPDF (online, kostenlos bis zu einer bestimmten Zahl von Dateien pro Tag).
• PDFsam Enhanced (kostenpflichtig).

Vorgang:

• PDF in das Tool laden.
• Komprimierungs-Stufe waehlen (z.B. "mittel" oder "klein").
• Das Tool gibt ein kleineres PDF aus.
• Prüfen Sie: ist es noch lesbar?

Dateinamen-Konvention

Geben Sie Ihren PDFs aussagekraeftige Namen:

2025-05-27_Klageschrift_Mueller-vs-Schmidt.pdf
2025-05-27_Anlage_K1_Kaufvertrag.pdf
2025-05-27_Anlage_K2_Rechnung.pdf

Das Datum am Anfang sorgt für chronologische Sortierung. Der Inhalt im Namen hilft Ihnen selbst, das Richtige zu finden.

Vermeiden Sie:

• Leerzeichen ("Anlage K1.pdf" - geht, aber unterstrich ist besser)
• Umlaute im Dateinamen (manche Systeme stolpern: "Anlage_Kuendigung.pdf" statt "Anlage_Kündigung.pdf")
• Sonderzeichen (kein "&", "/", "%", ":")

Worauf Sie besonders achten müssen

• PDF/A bevorzugen für Klageschrift und eigene Schriftsaetze (Archiv-Format).
• Lesbarkeit prüfen vor dem Absenden.
• Datenschutz bei Online-Tools: lokale Programme nutzen, wenn sensible Daten dabei sind.
• Dateigroesse: Wenn über 60 MB → komprimieren.
• OCR: Bei gescannten Dokumenten immer Texterkennung aktivieren, wenn möglich.

Typische Fehler

• Fehler: PDF wird per Foto aus dem Schraegwinkel gemacht, Text ist verzerrt. → So vermeiden: Scanner-App nutzen (richtet automatisch aus).
• Fehler: Word-Datei eingereicht statt PDF. → So vermeiden: Vor dem Absenden immer als PDF exportieren.
• Fehler: PDF ist 200 MB groß, MJP weigert sich. → So vermeiden: Komprimieren oder in mehrere Einreichungen aufteilen.
• Fehler: Klageschrift und Anlagen in einem riesigen PDF — Gericht muss alles durchscrollen. → So vermeiden: Klageschrift = ein PDF, jede Anlage = ein eigenes PDF.

Quellen und Aktualitaet

Stand: 05/2026. Mein Justizpostfach (MJP) seit 2024 in Betrieb. PDF/A ist das vom Gericht bevorzugte Format. Praxis-Hinweise zu Tools sind unverbindliche Empfehlungen.