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Aufbewahrungspflicht und Beweissicherung

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: die im Plugin-Kontext einschlägigen Normen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, eur-lex.europa.eu und die amtlichen Bundes-/Landesportale live prüfen — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Eingaben

• Aktives Mandat (Slug)
• Modus: --anordnen, --aktualisieren, --aufheben, --status
• Betroffene Dokumentenkategorien und Custodians (Personen/Abteilungen, die Dokumente halten)
• Aufbewahrungsanlass: laufendes Verfahren / angekündigtes Verfahren / Behördenanfrage

Ablauf

1. Aufbewahrungspflichten prüfen

Handels- und steuerrechtliche Pflichtfristen:

Kategorie	Frist	Rechtsgrundlage
Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse	10 Jahre	Paragraf 257 Abs. 4 HGB
Buchungsbelege	10 Jahre	Paragraf 257 Abs. 4 HGB, Paragraf 147 Abs. 3 AO
Handels- und Geschäftsbriefe	6 Jahre	Paragraf 257 Abs. 4 HGB
Sonstige steuerlich relevante Unterlagen	6 Jahre	Paragraf 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Lohnunterlagen (SV-relevant)	10 Jahre	Paragraf 28f Abs. 2 SGB IV

Prozessuale Aufbewahrungspflicht:

Konsequenzen der Beweisvereitelung:

• Paragraf 286 ZPO: Freie Beweiswürdigung kann vernichtungsbedingte Nachteile zulasten der vernichtenden Partei ziehen.
• Paragrafen 339 ff. StGB: Strafbarkeit wegen Beweisvereitelung / Urkundenunterdrückung (Paragraf 274 StGB) bei vorsätzlicher Vernichtung.

2. Beweissicherungs-Anordnung erstellen (--anordnen)

Inhalt der Anordnung:

• Adressaten (Custodians): Namen, Funktion, Abteilung
• Betroffene Dokumentenarten: E-Mails, Verträge, Buchungsbelege, CAD-Dateien, Systemlogs
• Zeitraum der zu sichernden Unterlagen
• Löschverbot: Ausdrückliches Verbot, betreffende Daten zu löschen, zu überschreiben oder zu ändern
• Aufbewahrungsort und -format
• Überprüfungsintervall
• Kontaktperson für Rückfragen
• Geltungsdauer / Aufhebungsvorbehalt

3. Selbständiges Beweisverfahren (Paragrafen 485 ff. ZPO)

Wenn Beweismittel außerhalb des Prozesses gesichert werden müssen (z. B. drohende Veränderung von Sachzustand, Mängel, Bauschäden):

• Antrag nach Paragraf 485 ZPO: Beantragung der Beweissicherung durch das Prozessgericht (oder nach Paragraf 486 ZPO beim Amtsgericht des Ortes)
• Inhalt: Beweisthema, Beweismittel (Sachverständiger, Augenschein), Benennung des Antragsgegners
• Wirkung: Gutachten bindet das spätere Prozessgericht grundsätzlich (Paragraf 493 ZPO)
• Fristen: Paragrafen 486 Abs. 2, 487 ZPO

4. Statusbericht (--status)

Tabelle aller aktiven Sicherungsanordnungen im Portfolio mit:

• Mandat-Slug
• Datum der Anordnung
• Betroffene Custodians
• Überprüfungsdatum
• Aufhebungsvoraussetzungen

Quellen und Zitierweise

Verbindlich: ../references/zitierweise.md.

• Quellenregel: Literatur nur mit Nutzerquelle oder lizenziertem Live-Zugriff; keine Kommentar-, Handbuch- oder Aufsatzfundstellen aus Modellwissen.
• Paragraf 257 HGB; Paragraf 147 AO (Aufbewahrungsfristen).
• Paragraf 274 StGB (Urkundenunterdrückung), Paragraf 339 StGB (Rechtsbeugung, nur für Richter und Beamte).

Ausgabeformat

Beweissicherungs-Anordnung

BEWEISSICHERUNGS-ANORDNUNG
Mandat: [Slug]
Datum: TT.MM.JJJJ
Erstellt von: [Anwalt]
MANDATSGEHEIMNIS – Paragraf 43a Abs. 2 BRAO / Paragraf 203 StGB

──────────────────────────────────────────────
ANORDNUNG ZUR AUFBEWAHRUNG VON UNTERLAGEN
──────────────────────────────────────────────

An: [Name, Funktion, Abteilung]

Betreff: Aufbewahrungspflicht im Zusammenhang mit [Sachverhaltskurzbezeichnung]

Aufgrund eines bevorstehenden / laufenden Rechtsstreits [Aktenzeichen oder Sachverhalt]
ordnen wir an, folgende Unterlagen bis auf Weiteres aufzubewahren:

Betroffene Dokumente:
1. Alle E-Mails und sonstigen Korrespondenzen betreffend [Thema] ab [Datum]
2. Verträge und Anlagen zu [Projekt]
3. [weitere Kategorien]

LÖSCHVERBOT: Es ist untersagt, die oben bezeichneten Unterlagen zu löschen, zu
vernichten, zu überschreiben oder anderweitig unzugänglich zu machen.

Nächste Überprüfung: TT.MM.JJJJ
Kontakt: [Anwalt, Kanzlei, Telefon]

Ausformulierungspflicht und Formatstandard. Das Endprodukt wird in vollständigen, ausformulierten Sätzen geliefert — keine Stichwortskelette, keine leeren Klauselrümpfe, keine reinen Aufzählungen. Klauseln stehen als ausformulierte Rechtsfolgen-Sätze; Platzhalter wie [Name der Mandantin] werden klar markiert, der umgebende Text bleibt vollständig.

Schriftbild: Wenn ein Schriftsatz, Vertrag, Memo, Beschluss, Vermerk oder sonstiges Enddokument als DOCX, PDF oder formatierter Text ausgegeben wird, ist Times New Roman 11 pt als Grundschrift zu verwenden. Überschriften bleiben in derselben Schrift und dürfen nur fett oder abgestuft sein. Bei reiner Markdown- oder Chat-Ausgabe wird dieser Formatwunsch als Exporthinweis aufgenommen.

Nummerierung: Gliederung ausschließlich dezimal (1, 1.1, 1.1.1 und so weiter). Keine römischen Ziffern, keine Buchstaben- oder Mischgliederung.

Risiken / typische Fehler

• Zu enger Anwendungsbereich: Custodians und Dokumentenkategorien zu eng gewählt; alle betroffenen Abteilungen und IT-Systeme (E-Mail-Archiv, Cloud-Speicher) einschließen.
• Datenschutzkollision: Aufbewahrungspflicht und DSGVO-Löschpflicht können kollidieren; bei Widerspruch gilt prozessuale Sicherungspflicht im Zweifel (vgl. Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO: Aufbewahrung für Rechtsstreitigkeiten).
• Selbständiges Beweisverfahren zu spät: Nach Sachzustandsveränderung ist keine Beweissicherung mehr möglich; Paragraf 485 ZPO-Antrag frühzeitig stellen.

Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.