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Notariat im Alltag: Vollmacht, Genehmigung, vollmachtloser Vertreter, Nachgenehmigung

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: die im Plugin-Kontext einschlägigen Normen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, eur-lex.europa.eu und die amtlichen Bundes-/Landesportale live prüfen — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Zweck und Anwendungsbereich

Vertretungsfragen sind in jedem notariellen Vorgang präsent. Strukturiere die Prüfung der Vollmacht, die Rechtsfolgen vollmachtlosen Handelns und die Möglichkeiten der Nachgenehmigung. Besonderer Fokus liegt auf der Formakzessorietät der Vollmacht und der Schwebeunwirksamkeit.

Rechtsgrundlagen: §§ 164–181 BGB (Vertretung), § 167 BGB (Vollmacht), § 168 BGB (Erlöschen), §§ 177–180 BGB (vollmachtloser Vertreter), § 182 BGB (Genehmigung), § 181 BGB (Insichgeschäft), § 12 BeurkG (Vollmacht im Beurkundungsverfahren), § 172 BGB (Vollmachtsurkunde), §§ 1629, 1643, 1819 BGB (gesetzliche Vertretung).

Formakzessorietät der Vollmacht

Grundsatz: Vollmachten bedürfen grundsätzlich keiner Form (§ 167 Abs. 2 BGB). Ausnahmen:

• Beurkundungspflichtige Geschäfte: Vollmacht muss nicht notariell beurkundet sein, aber → nach § 12 BeurkG muss sie in öffentlich beglaubigter Form vorliegen, wenn die Vollmacht nicht in der Urkunde selbst erteilt wird.
• Grundbuch: § 29 GBO verlangt öffentlich beglaubigte Form für Vollmachten.
• Handelsregister: § 12 HGB analog.
• Widerrufsresistente Vollmacht bei Vorsorge: Beurkundung empfohlen (§ 1820 BGB n.F.).

Vollmachtprüfungsprogramm

1. Ist die Vollmacht formell ordnungsgemäß (öffentlich beglaubigt, beurkundet)?
2. Ist die Vollmacht inhaltlich ausreichend (Generalvollmacht oder spezielle Vollmacht für das konkrete Geschäft)?
3. Ist die Vollmacht noch wirksam? (Widerruf nach § 168 BGB, Tod des Vollmachtgebers, Eintritt einer auflösenden Bedingung?)
4. Erlaubt die Vollmacht das Insichgeschäft (§ 181 BGB)?
5. Vertretungsmacht bei juristischen Personen: Registerauszug aktuell?

Vollmachtloser Vertreter (§ 177 BGB)

Handelt jemand ohne Vertretungsmacht, ist der Vertrag schwebend unwirksam bis zur Genehmigung durch den Vertretenen. Das Registergericht und das Grundbuchamt akzeptieren schwebend unwirksame Erklärungen nicht. Der Notar muss die Genehmigung als Vollzugsvoraussetzung aufnehmen.

Genehmigung:

• Durch den Vertretenen selbst
• Form der Genehmigung: bei formpflichtigen Rechtsgeschäften bedarf die Genehmigung der gleichen Form (str., BGH: Genehmigung kann formfrei erteilt werden wenn der Vertrag selbst bereits beurkundet ist – aber Praxis fordert häufig Beglaubigung zur Registersicherheit)
• Genehmigung wirkt auf den Zeitpunkt des Vertragsschlusses zurück (§ 184 BGB)

Nachgenehmigung: praktische Abwicklung

1. Notar dokumentiert, dass X ohne Vollmacht gehandelt hat.
2. Fälligkeitsmitteilung wird zurückgehalten bis Genehmigung eingeht.
3. Genehmigung wird beurkundet oder beglaubigt (für Grundbuch/HR: öffentlich beglaubigt).
4. Genehmigung als Nachtragsurkunde oder separater Akt der Urkundenrolle.
5. Erst nach Genehmigung: Vollzug, Kaufpreisfälligkeit, Registeranmeldung.

§ 181 BGB (Insichgeschäft)

Abschluss eines Rechtsgeschäfts mit sich selbst oder als Vertreter mehrerer Seiten ist verboten, es sei denn:

• Vollmacht enthält ausdrückliche Gestattung
• Geschäft ist lediglich rechtlich vorteilhaft (Schenkung an Minderjährigen)
• Gesetz ordnet es an

Praxisrelevanz: Alleingesellschafter-GF schließt Vertrag zwischen sich selbst und der GmbH; Notar muss § 181-Befreiung dokumentieren.

Typische Fallen

• Generalvollmacht ohne ausdrückliche Befreiung von § 181 BGB → Insichgeschäft unwirksam.
• Vollmacht erlischt mit Tod des Vollmachtgebers (§ 168 BGB) – keine Ausnahme für Postmortem-Vollmachten ohne entsprechende Klausel.
• Genehmigung zu spät → Dritter zieht Bindungsangebot zurück (§ 177 Abs. 2 BGB).
• Registergericht akzeptiert nur öffentlich beglaubigte Genehmigung, obwohl formfrei ausreichend wäre.
• Untervollmacht ohne entsprechende Ermächtigung in der Hauptvollmacht.

Rechtsquellen

• §§ 164–181 BGB: https://dejure.org/gesetze/BGB/164.html
• § 177 BGB: https://dejure.org/gesetze/BGB/177.html
• § 181 BGB: https://dejure.org/gesetze/BGB/181.html
• § 12 BeurkG: https://dejure.org/gesetze/BeurkG/12.html
• BGH zur Vollmacht: https://www.bgh.de
• BNotK Vollmachthinweise: https://www.bnotk.de

Output-Formate

• Vollmachts-Prüfcheckliste (Form, Inhalt, Wirksamkeit)
• Genehmigungsmuster (mit Rückwirkungsklarstellung)
• Vollzugscockpit-Eintrag (Genehmigung als Fälligkeitsvoraussetzung)
• Mandantenmail (Erläuterung Schwebezustand, nächste Schritte)
• Red-Team (Risiken bei unvollständiger Vollmachtsprüfung)

Quellen für Live-Check: https://dejure.org | https://openjur.de | https://www.gesetze-im-internet.de | https://www.bnotk.de | https://www.bgh.de | https://www.bverfg.de