erstantwort-generator

Erstantwort-Generator

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: BRAO § 44 unverzügliche Annahme/Ablehnung, RVG § 34 Erstberatung max. 190 EUR (Verbraucher), DSGVO Art. 13 Information bei Erhebung.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43a, 44, 49b, BORA §§ 2, 11, BGB §§ 145 ff., 280, 627, 675, GwG §§ 10, 11, RVG §§ 1, 4, 34 (Erstberatung), DSGVO Art. 6, 13 — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Anfragender (Interessent), Anwalt, Sekretariat, Compliance-Beauftragter, Mandantenbetreuer.
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Erstkontaktformular, Konfliktscreening, Mandatsvertrag, Vollmacht, Honorarvereinbarung, Mandantendossier, Datenschutzhinweis — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Spezialwissen

Dieser Hauptskill erstellt die vollständige formelle Erstantwort-E-Mail an einen potenziellen Mandanten. Er koordiniert alle Teilskills und fügt deren Output zu einem druckfertigen Schreiben zusammen.

Triage zu Beginn

1. Sind alle Teil-Skills bereits ausgefuehrt (Parsing, Spam-Check, Dringlichkeit, Anrede, Sprache)?
2. Welche Dringlichkeitsstufe wurde gesetzt — bei HOCH Sofortruf-Hinweis in der Mail einfuegen?
3. Besteht bereits ein Mandatsverhältnis oder handelt es sich um eine Erstanfrage (Kein-Mandat-Disclaimer erforderlich)?
4. Soll der Transkriptionsservice-Hinweis aktiviert werden (Trigger: Anfrage ist kurz/fragmentarisch oder Nutzer kann nicht schreiben)?

Zentrale Normen

• § 49b Abs. 5 BRAO — Kostenbelehrungspflicht: Hinweis auf voraussichtliche Gesamtkosten vor Mandatsannahme
• Art. 13 DSGVO — Informationspflicht: Ersterhebung personenbezogener Daten begruendet sofortige Informationspflicht
• § 43 BRAO — Sorgfaltspflicht: zeitnahe und vollstaendige Beantwortung eingehender Anfragen
• § 43a Abs. 2 BRAO — Verschwiegenheit: gilt auch gegenueber dem potenziellen Mandanten

Ablauf (Koordination der Teil-Skills)

1. Parsing: Skill anfrage-eingang-parser läuft zuerst und liefert strukturierte Daten.
2. Spam-Check: Skill spam-und-massen-anfrage-filter — bei Spam: keine Antwort generieren, Aussortierungs-Flag setzen.
3. Dringlichkeit: Skill dringlichkeitsmarker — bei HOCH: sofortigen Anwaltsanruf priorisieren, Hinweis in der Mail einfügen.
4. Anrede: Skill anrede-uebernehmen — liefert die formelle Anredezeile.
5. Sprache: Skill mehrsprachige-antwort — bei nicht-deutschsprachiger Anfrage Sprachumschaltung.
6. Mail-Aufbau: Dieser Skill fügt alle Bausteine zusammen.
7. CRM-Eintrag: Skill folgekorrespondenz-vorbereiten wird parallel ausgelöst.

Aufbau der Erstantwort-Mail

Betreff

Re: [Original-Betreff der Eingangsmail]

oder falls kein Betreff vorhanden:

Ihre Anfrage an [KANZLEI-NAME] — Eingangsbestätigung

Körper der Mail (Muster-Struktur)

[ANREDEZEILE],

vielen Dank für Ihre Anfrage, die uns heute zugegangen ist.

[DRINGLICHKEITS-HINWEIS — nur wenn HOCH: Absatz einfügen, sonst weglassen]

Wir begleiten potenzielle Mandanten gern dabei, die richtigen
nächsten Schritte zu finden. Bitte beachten Sie, dass [MANDATSVERHAELTNIS-DISCLAIMER-KURZFORM].

Für eine erste Terminabsprache stehen wir Ihnen telefonisch zur Verfügung:

 Sekretariat: [SEKRETARIATS-TELEFON]
 Erreichbarkeit: [ERREICHBARKEITSZEITEN]

Um Ihren Fall bestmöglich vorzubereiten, bitten wir Sie, uns vorab Ihren
Sachverhalt in einer kurzen E-Mail zusammenzufassen:

 — Was ist der Kern Ihres Anliegens?
 — Wann hat das zugrunde liegende Ereignis stattgefunden?
 — Gibt es Fristen, Termine oder Bescheide, die wir kennen sollten?
 — Wer ist die Gegenseite (Person, Unternehmen, Behörde)?

[TRANSKRIPTIONS-ABSCHNITT — nur wenn Anfragende nicht schreiben kann/mag:]

Falls Ihnen eine schriftliche Schilderung schwerfällt, bieten wir Ihnen
einen automatisierten Transkriptionsservice an. Sie rufen dort an und schildern
Ihr Anliegen mündlich. Die Aufnahme wird automatisch verschriftlicht und uns
vertraulich übermittelt.

Wichtiger Hinweis zur Datenverarbeitung: [EINWILLIGUNGS-TEXT-KURZFORM]

Transkriptionsservice: [TRANSKRIPTIONS-TELEFON]

[/TRANSKRIPTIONS-ABSCHNITT]

Mit freundlichen Grüßen

[UNTERZEICHNENDE-RA]
[KANZLEI-NAME]
[KANZLEI-ADRESSE]
[KANZLEI-TELEFON]
[KANZLEI-E-MAIL]

---
[MANDATSVERHAELTNIS-FUSSZEILE]

Bausteine im Detail

Dank-Formulierung

Standard: "vielen Dank für Ihre Anfrage, die uns heute zugegangen ist."

Varianten:

• Bei dringlicher Anfrage: "vielen Dank für Ihre Anfrage. Wir haben Ihr Anliegen als dringend zur Kenntnis genommen."
• Bei Empfehlung: "vielen Dank für Ihre Anfrage, die uns durch [Quelle, soweit genannt] zugegangen ist."

Dringlichkeits-Hinweis (nur bei HOCH)

WICHTIG: Aus Ihrer Anfrage haben wir entnommen, dass möglicherweise eine
Frist oder ein Termin unmittelbar bevorsteht. Bitte rufen Sie uns
umgehend unter [SEKRETARIATS-TELEFON] an, damit wir die Situation sofort
einschätzen können. Warten Sie bitte nicht auf eine schriftliche Rückmeldung.

Telefonische Terminvergabe

Pflichtbestandteil. Enthält:

• Telefonnummer des Sekretariats (aus Skill telefon-konfiguration)
• Erreichbarkeitszeiten (aus kanzlei.json)

Bitte um Sachverhaltszusammenfassung

Formular-Fragen (s. oben). Alternativ freie Formulierung: "Bitte schildern Sie uns Ihr Anliegen in einigen Sätzen — Datum des Ereignisses, beteiligte Parteien, bestehende Fristen und Ihr Ziel."

Transkriptionsservice-Hinweis

Nur einfügen wenn:

• Die anfragende Person explizit schreibt, dass sie nicht schreiben kann/mag, oder
• Die Sekretariatsmitarbeiterin den Modus manuell aktiviert.

Enthält: Telefonnummer des Transkriptionsservices, kurze Ablauferklärung, DSGVO-Einwilligungshinweis in Kurzform (Langform aus Skill einwilligung-hinweis-datenschutz).

Mandatsverhältnis-Disclaimer

Kurzform in der Mail: "Bitte beachten Sie, dass diese Eingangsbestätigung kein Mandatsverhältnis begründet und keine Rechtsberatung darstellt."

Langform in der Fußzeile: aus Skill mandatsverhaeltnis-hinweis.

Schlussformel

Standard: "Mit freundlichen Grüßen"

Varianten bei Sprache:

• Englisch: "Yours sincerely," / "Kind regards,"
• Französisch: "Veuillez agréer l'expression de mes salutations distinguées,"
• Italienisch: "Distinti saluti,"

Ausgabe

Der Skill gibt die fertige E-Mail als formatierten Text aus, bereit zum Kopieren in das E-Mail-Programm des Sekretariats. Zusätzlich:

• Interne Zusammenfassung der getroffenen Entscheidungen (welche Heuristiken, welche Abschnitte eingefügt/weggelassen)
• Hinweis auf ausstehende manuelle Prüfungen (z. B. wenn Name nicht ermittelbar war)

Ausformulierungspflicht und Formatstandard. Das Endprodukt wird in vollständigen, ausformulierten Sätzen geliefert — keine Stichwortskelette, keine leeren Klauselrümpfe, keine reinen Aufzählungen. Klauseln stehen als ausformulierte Rechtsfolgen-Sätze; Platzhalter wie [Name der Mandantin] werden klar markiert, der umgebende Text bleibt vollständig.

Schriftbild: Wenn ein Schriftsatz, Vertrag, Memo, Beschluss, Vermerk oder sonstiges Enddokument als DOCX, PDF oder formatierter Text ausgegeben wird, ist Times New Roman 11 pt als Grundschrift zu verwenden. Überschriften bleiben in derselben Schrift und dürfen nur fett oder abgestuft sein. Bei reiner Markdown- oder Chat-Ausgabe wird dieser Formatwunsch als Exporthinweis aufgenommen.

Nummerierung: Gliederung ausschließlich dezimal (1, 1.1, 1.1.1 und so weiter). Keine römischen Ziffern, keine Buchstaben- oder Mischgliederung.

Verweise auf andere Skills

• anfrage-eingang-parser — Datengrundlage
• anrede-uebernehmen — Anredezeile
• telefon-konfiguration — Telefonnummern
• transkriptionsdienst-erklaerung — Transkriptions-Abschnitt
• einwilligung-hinweis-datenschutz — DSGVO-Einwilligung
• mandatsverhaeltnis-hinweis — Disclaimer
• dringlichkeitsmarker — Dringlichkeits-Hinweis
• spam-und-massen-anfrage-filter — Vor-Filterung
• folgekorrespondenz-vorbereiten — CRM-Eintrag parallel
• mehrsprachige-antwort — Sprache der Antwort
• muster-erstantwort — Vorlagenschreiben als Referenz

Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.