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Anfrage-Eingang-Parser

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: BRAO § 44 unverzügliche Annahme/Ablehnung, RVG § 34 Erstberatung max. 190 EUR (Verbraucher), DSGVO Art. 13 Information bei Erhebung.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43a, 44, 49b, BORA §§ 2, 11, BGB §§ 145 ff., 280, 627, 675, GwG §§ 10, 11, RVG §§ 1, 4, 34 (Erstberatung), DSGVO Art. 6, 13 — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Anfragender (Interessent), Anwalt, Sekretariat, Compliance-Beauftragter, Mandantenbetreuer.
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Erstkontaktformular, Konfliktscreening, Mandatsvertrag, Vollmacht, Honorarvereinbarung, Mandantendossier, Datenschutzhinweis — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Spezialwissen

Dieser Skill extrahiert aus einer eingehenden Mandantenanfrage per E-Mail alle relevanten Informationen in strukturierter Form, damit das Sekretariat und die bearbeitende Rechtsanwältin sofort den Überblick haben.

Triage zu Beginn

1. Über welchen Kanal ist die Anfrage eingegangen: E-Mail, Webformular, beA, Telefonnotiz, Messenger?
2. Gibt es eindeutige Fristen-Signale oder Eile-Marker, die sofortige Weiterleitung erfordern?
3. Kann die anfragende Person identifiziert werden (Name, E-Mail, Telefon) oder ist die Anfrage anonym?
4. Ist die Anfrage in deutscher Sprache oder in einer Fremdsprache (Weiterleitung an mehrsprachige-antwort)?

Zentrale Normen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO — Rechtsgrundlage für Verarbeitung von Erstanfrage-Daten
• Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO — Datensparsamkeit: nur notwendige Daten aus der Anfrage extrahieren
• § 43 BRAO — Sorgfaltspflicht: sofortige Bearbeitung und Dokumentation eingehender Anfragen
• § 49b Abs. 5 BRAO — Kostenbelehrungspflicht: vor Mandatsannahme über voraussichtliche Kosten informieren

Extraktionsfelder

1. Anrede (Pflichtfeld für Folge-Skills)

• Vollständige Anredezeile aus der Mail, z. B. "Sehr geehrte Damen und Herren", "Guten Tag, ich heiße Maria Mustermann", "Hallo"
• Falls die Anfragende Person ihre eigene Anredeform nennt (z. B. "Meine Name ist Dr. Klaus-Dieter Müller-Strauss"), diese festhalten.
• Titel aus der Signatur, aus dem E-Mail-Header oder aus dem Fließtext extrahieren.
• Hinweis: Die exakte Anrede wird im Skill anrede-uebernehmen weiterverarbeitet.

2. Name

• Vorname, Nachname, ggf. akademischer Grad, Adelsprädikat, Doppelname
• Quellen: Signatur, Fließtext, E-Mail-Adresse (Heuristik), Betreffzeile
• Unsicherheit kennzeichnen: [Name unklar: ...]

3. E-Mail-Adresse

• Absender-Adresse aus dem Header
• Etwaige Rückantwort-Adresse (Reply-To), wenn abweichend
• Verteilerliste/CC-Adressen als Zusatz-Information

4. Telefonnummer und weitere Kontaktdaten

• Mobilnummer, Festnetznummer aus Signatur oder Fließtext
• Postanschrift, falls angegeben
• Fax, soweit genannt (selten, aber in manchen Branchen noch üblich)

5. Sachverhaltsfetzen

• Stichpunktartige Zusammenfassung des geschilderten Anliegens
• Rechtsgebiet-Zuordnung (Ersteinschätzung, nicht verbindlich): z. B. Mietrecht, Arbeitsrecht, Erbrecht, Strafrecht
• Beteiligte Parteien soweit genannt (Gegner, Behörde, Arbeitgeber, Vermieter etc.)
• Relevante Daten, Beträge, Verträge, Bescheide

6. Dringliche Hinweise

• Explizite Fristnennung: Datum, Fristende, Hauptverhandlung, Klagefrist
• Implizite Eile-Signale: "sofort", "dringend", "nächste Woche", "bis Ende der Woche"
• Haftungsrisiken: Versäumnisurteil, Zwangsvollstreckung, Insolvenzantrag
• Hinweis an den Skill dringlichkeitsmarker weitergeben

Heuristiken und Sonderfälle

E-Mail-Adresse als Namenquelle

Beispiel: [email protected] → Hinweis: Vorname K.D., Nachname Müller-Strauss (ungesichert, nur als Interpretations-Hinweis kennzeichnen).

Keine Anrede vorhanden

Manche Anfragen beginnen direkt mit dem Sachverhalt: "Ich habe von meinem Arbeitgeber eine Kündigung erhalten ...". In diesem Fall:

• Anrede (roh): [nicht vorhanden]
• Name aus Signatur oder Fließtext suchen
• Skill anrede-uebernehmen erhält den Hinweis, eine neutrale Höflichkeitsform zu verwenden.

Mehrere Absender / Ehepaar / Erbengemeinschaft

Bei "Wir möchten uns melden ..." oder "Ich schreibe im Namen meiner Mutter ...":

• Alle Personen aufführen
• Hauptkontakt kennzeichnen
• Komplexere Anrede-Heuristik für Skill anrede-uebernehmen vormerken

Sprache der Anfrage

• Erkannte Sprache festhalten (DE / EN / FR / IT / Sonstiges)
• Mehrsprachige Anfragen: Sprache der Hauptaussage priorisieren
• Übergabe an Skill mehrsprachige-antwort wenn nicht Deutsch

Qualitätssicherung

Nach der Extraktion:

1. Vollständigkeit prüfen: Fehlen Pflichtfelder (Name, E-Mail), kennzeichnen und für manuelle Ergänzung markieren.
2. Keine Interpretation über den Wortlaut hinaus: Sachverhaltsfetzen sind Zitate oder direkte Zusammenfassungen, keine rechtliche Würdigung.
3. Keine Rechtsberatung: Erstelle keine rechtliche Bewertung — nur Faktenextraktion.

Verweise auf andere Skills

• anrede-uebernehmen — übernimmt die rohe Anrede und konvertiert sie in die formelle Anredezeile der Antwortmail
• dringlichkeitsmarker — wertet die dringlichen Hinweise aus diesem Skill weiter aus
• spam-und-massen-anfrage-filter — prüft die geparste Anfrage auf Spam-Muster
• konfliktcheck-vorab — verwendet Beteiligte und Gegner aus der Extraktion
• folgekorrespondenz-vorbereiten — befüllt den CRM-Skeleton-Eintrag mit den hier extrahierten Daten

Quellenkontrolle

Für Eingang, Weiterleitung und Antwort einer Mandantenanfrage zuerst Mandatsstatus, Interessenkollision, Verschwiegenheit, Datenschutz und laufende Fristen bestimmen. Paragraf 43a BRAO, Paragraf 2 BORA, Paragraf 203 StGB und Artikel 5, 6 und 32 DSGVO nur nach konkreter Datenverarbeitung anwenden. Rechtsprechung gehört nur dann in das Arbeitsergebnis, wenn ihre tragende Aussage die konkrete Anfrage tatsächlich entscheidet.

Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.