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KI-VO Hochrisiko Personalwesen

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO, BORA, FAO, BNotO, StBerG, WPO, PAO; DSGVO — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Spezialwissen

Ab dem 2. August 2026 gelten die strengen Hochrisiko-Anforderungen der KI-Verordnung auch für KI-Systeme, die im Personalwesen eingesetzt werden. Für Kanzleien ist dies in zweifacher Hinsicht relevant: zum einen beim eigenen Einsatz von KI im Personalbereich der Kanzlei selbst, zum anderen bei der Beratung von Mandanten, die solche Systeme im Arbeitsrecht-Kontext verwenden.

Rechtlicher Hintergrund

Art. 6 Abs. 2 KI-VO i.V.m. Anhang III Nr. 4 KI-VO: Hochrisiko-KI-Systeme im Personalwesen — KI-Systeme zur Bewerberauswahl, zu Beförderungsentscheidungen, zur Kündigung, zur Aufgabenzuweisung und zur Leistungsüberwachung. Inkrafttreten: 2. August 2026 (Art. 113 KI-VO). Hochrisiko-Pflichten für Betreiber nach Art. 26 KI-VO: menschliche Aufsicht, Risikobeurteilung, Protokollierung, Transparenz gegenüber Betroffenen, Meldung schwerwiegender Vorfälle. Art. 86 KI-VO: Recht auf Erläuterung bei Hochrisiko-Entscheidungen. § 80 Abs. 3 BetrVG (analog): Betriebsratsrechte bei Einführung technischer Überwachungseinrichtungen. AGG: Diskriminierungsverbot bei Bewerberauswahl.

Vorgehen

1. Bestandsaufnahme: Werden KI-Systeme in der Kanzlei für die Vorauswahl von Bewerbungen, Personalbeurteilungen, Kündigungsentscheidungen oder Schichtplanung eingesetzt?
2. Hochrisiko-Einordnung prüfen: Fällt das konkrete System unter Anhang III Nr. 4? Rückausnahmen nach Art. 6 Abs. 3 KI-VO (nur vorbereitende, eng begrenzte Aufgaben, kein Profiling) prüfen.
3. Betreiber-Pflichten umsetzen: Risikobeurteilung durchführen, Technische Dokumentation einholen, menschliche Aufsicht sicherstellen, Protokollierung einrichten, Betroffene informieren.
4. Betriebsrat einbinden: Bei Einführung von KI im Personalwesen Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats beachten (§§ 87 Abs. 1 Nr. 6, 95 BetrVG).
5. Mandantenberatung: Im arbeitsrechtlichen Mandat prüfen, ob Mandanten-HR-Systeme unter Anhang III Nr. 4 fallen und die Hochrisiko-Pflichten ab 2. August 2026 eingehalten werden.
6. Vorbereitung bis 2026: Rechtzeitig vor dem 2. August 2026 prüfen, welche Systeme betroffen sind, und die erforderliche Dokumentation und Risikobeurteilung erstellen.

Vorlagentext / Bausteine

Baustein Hochrisiko Personalwesen: Ab dem 2. August 2026 unterliegen KI-Systeme, die zur Bewerberauswahl, zu Beförderungs- oder Kündigungsentscheidungen, zur Leistungsüberwachung oder zur Aufgabenzuweisung im Personalbereich eingesetzt werden, den strengen Anforderungen für Hochrisiko-KI-Systeme nach Art. 6 KI-VO i.V.m. Anhang III Nr. 4 KI-VO. Die Kanzlei stellt sicher, dass vor dem Einsatz solcher Systeme eine umfassende Risikobeurteilung durchgeführt wurde, menschliche Aufsicht gewährleistet ist und betroffene Personen über den Einsatz des Systems transparent informiert werden.

Baustein Menschliche Aufsicht: Beim Einsatz von KI-Systemen im Personalwesen darf keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO getroffen werden. Jede personalrelevante Entscheidung, die durch ein KI-System vorbereitet oder unterstützt wird, bedarf der abschließenden Überprüfung und Freigabe durch eine autorisierende Person mit Entscheidungsbefugnis.

Baustein Dokumentationspflicht HR-KI: Beim Einsatz von Hochrisiko-KI-Systemen im Personalwesen sind gemäß Art. 26 Abs. 6 KI-VO automatisch erzeugte Protokolldaten aufzubewahren, soweit diese unter Kontrolle der Kanzlei stehen. Die Aufbewahrungsdauer beträgt mindestens sechs Monate. Diese Protokolle sind der zuständigen Datenschutzbehörde oder der KI-Aufsichtsbehörde auf Anfrage vorzulegen.

Hinweise zur Aktualisierung

Die konkrete Ausgestaltung der Hochrisiko-Pflichten durch Durchführungsrechtsakte der EU-Kommission und durch Leitlinien des Europäischen KI-Büros ist bis zum 2. August 2026 zu verfolgen. Ebenso sind BAG- und Landesarbeitsgericht-Entscheidungen zur Zulässigkeit von KI-Systemen im Personalwesen zu beobachten.

Zentrale Normen (Paragrafenkette)

• Art. 6 Abs. 2 i. V. m. Anhang III Nr. 4 KI-VO — Hochrisiko-Kategorie: Beschäftigung, Personalmanagement und Zugang zur Selbstständigkeit
• Art. 26 KI-VO — Betreiberpflichten bei Hochrisiko-KI Personalwesen
• § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG — Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats
• § 1 AGG — Diskriminierungsverbot bei Einstellungsentscheidungen
• § 26 BDSG — Beschäftigtendatenschutz

Triage zu Beginn

1. Welche Personalentscheidung soll KI unterstuetzen — Bewerbungsscreening, Leistungsbewertung, Kuendigung?
2. Ist der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG eingebunden worden?
3. Wurde ein Bias-Test auf AGG-geschuetzte Merkmale durchgefuehrt?
4. Gibt es einen menschlichen Entscheidungstraeger — kein vollautomatisierter Prozess (Art. 22 DSGVO)?
5. Sind Bewerber/Arbeitnehmer nach Art. 13/14 DSGVO über KI-Einsatz informiert?

Output-Template — Hochrisiko-KI-Personalwesen-Check

Adressat: HR / Compliance / Betriebsrat — Tonfall: strukturiert, rechtlich

HOCHRISIKO-KI PERSONALWESEN-CHECK
[DATUM] — System: [SYSTEMNAME] — Einsatzzweck: [BESCHREIBUNG]

Anhang III Nr. 4 KI-VO — Hochrisiko: JA, wenn die Zweckbestimmung den konkreten Personalprozess erfasst
Anwendbare Betreiberpflichten Art. 26 KI-VO: ALLE

Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG:
☑/☐ Eingebunden am [DATUM] — Ergebnis: [ZUSTIMMUNG / BV ABGESCHLOSSEN]
☑/☐ Kein Betriebsrat vorhanden

AGG-Bias-Test:
☑/☐ Test durchgefuehrt am [DATUM] — Methode: [BESCHREIBUNG]
☑/☐ Kein Material-Bias gefunden / Bias gefunden: [MASSNAHME]

Art. 22 DSGVO:
☑/☐ Human-in-the-Loop für alle Personalentscheidungen
☑/☐ Widerspruchsrecht implementiert (Art. 22 Abs. 3 DSGVO)

Information Bewerber/Arbeitnehmer (Art. 13/14 DSGVO):
☑/☐ Datenschutzhinweis KI-Einsatz erteilt

Freigabe: [JA / BEDINGT / NEIN]
Verantwortlicher: [NAME], [DATUM]

Ausformulierungspflicht und Formatstandard. Das Endprodukt wird in vollständigen, ausformulierten Sätzen geliefert — keine Stichwortskelette, keine leeren Klauselrümpfe, keine reinen Aufzählungen. Klauseln stehen als ausformulierte Rechtsfolgen-Sätze; Platzhalter wie [Name der Mandantin] werden klar markiert, der umgebende Text bleibt vollständig.

Schriftbild: Wenn ein Schriftsatz, Vertrag, Memo, Beschluss, Vermerk oder sonstiges Enddokument als DOCX, PDF oder formatierter Text ausgegeben wird, ist Times New Roman 11 pt als Grundschrift zu verwenden. Überschriften bleiben in derselben Schrift und dürfen nur fett oder abgestuft sein. Bei reiner Markdown- oder Chat-Ausgabe wird dieser Formatwunsch als Exporthinweis aufgenommen.

Nummerierung: Gliederung ausschließlich dezimal (1, 1.1, 1.1.1 und so weiter). Keine römischen Ziffern, keine Buchstaben- oder Mischgliederung.

Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.