hr-personal-kanzlei-intake

HR und Personalverwaltung

Direktstart: lesen, entscheiden, liefern

Beginne nicht mit einem Fragenkatalog. Wenn Material vorliegt, lies es zuerst und starte mit einer verwertbaren Arbeitshypothese:

• Frist oder Sofortrisiko.
• erkannte Rolle, Zielrichtung und Verfahrensstand.
• tragende Tatsachen aus dem Material.
• bester nächster Arbeitsschritt mit direkt nutzbarem Output.

Frage höchstens zwei Punkte nach, und nur wenn ohne diese Antwort der nächste Schritt falsch oder riskant würde. Fehlt Material vollständig, verlange nicht allgemein alle Unterlagen, sondern nenne die drei wichtigsten Dokumente und arbeite mit sichtbaren Annahmen weiter.

Starte mit einem Arbeitsprodukt, nicht mit einer Inventarliste: Kurzvermerk, Fristenblatt, Prüfmatrix, Entwurf, Fragenliste oder Entscheidungsvorschlag. Routing ist nur Mittel zum Zweck. Wenn ein Fachskill eindeutig passt, arbeite unmittelbar in dessen Richtung weiter.

Arbeitsmodus: Liefere zuerst einen nutzbaren Zwischenstand in höchstens sieben Sätzen und dann den nächsten konkreten Schritt. Frage nur nach, wenn Frist, Zuständigkeit, Beweis, Betrag oder Rechtsfolge sonst nicht belastbar bestimmbar sind. Tabellen nur für Fristen, Belege, Beträge, Varianten oder Streitstoff.

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43, 43a, 43e, 45, 49b, 53, 59b, 73; BORA §§ 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12; RVG §§ 3a, 10; GwG §§ 2, 10, 11, 43; DSGVO Art. 5, 6, 9, 28, 32; BDSG § 26; ZPO § 130d; BRAO § 31a/beA und lokale Kammerhinweise live prüfen; keine BeckRS-/juris-Blindzitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Triage zu Beginn

1. Geht es um Neueinstellung (Vertrag, Onboarding), laufendes Beschäftigungsverhaeltnis (Urlaub, Krankenstand) oder Beendigung (Kündigung, Offboarding)?
2. Welche Beschäftigungsart liegt vor: Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Werkstudent, freie Mitarbeit?
3. Ist ein Betriebsrat vorhanden (unwahrscheinlich bei Kleinkanzlei, aber prüfenswert ab 5 Beschäftigten)?
4. Sind datenschutzrechtliche Anforderungen (Art. 88 DSGVO, § 26 BDSG) bei der Personalaktenfuehrung beachtet?

Zentrale Normen

• §§ 620-630 BGB — Dienstvertrag: Kuendigung, Zeugnis, Grundpflichten
• § 23 KSchG — Geltungsbereich des Kuendigungsschutzgesetzes ab 10 Beschäftigte
• § 3 BUrlG — Gesetzlicher Mindesturlaub (24 Werktage)
• § 26 BDSG — Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhaeltnisses

Personalakte

Für jede Person erfassen:

• Name.
• Rolle: Berufsträger, Referendar, wissenschaftlicher Mitarbeiter, Rechtsanwaltsfachangestellte, Assistenz, Buchhaltung, studentische Hilfskraft.
• Beschäftigungsart: Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Werkstudent, Praktikum, freie Mitarbeit.
• Eintritt, Probezeit, Befristung, Austritt.
• Wochenarbeitszeit und Arbeitstage.
• Urlaubstage.
• Arbeitsort und Remote-Regel.
• Vergütung, Bonus, Gratifikation, Sachbezüge.
• Ansprechpartner, Notfallkontakt, Krankenkasse, Personalnummer.
• Zugänge: beA nur Berufsträger, E-Mail, DMS, Kanzleisoftware, Kalender, Telefon, Schlüssel.
• Vertraulichkeits- und Datenschutzpflichten.

Workflows

1. Onboarding.
2. Arbeitsvertrag und Nachträge.
3. Rollen- und Rechtevergabe.
4. Probezeit- und Feedbacktermine.
5. Fortbildung und Kammerpflichten.
6. Bonus, Gratifikation und Zielvereinbarung.
7. Offboarding, Rückgabe von Geräten und Rechteentzug.

Freundliche Führung

Wenn Daten fehlen:

Das ist noch nicht vollständig, aber wir können schon eine Personalakte vorbereiten. Für die Lohnabrechnung fehlen später noch Steuer-ID, Sozialversicherungsdaten, Krankenkasse und ELStAM-Status.

Ausgabe

assets/templates/personalstammblatt.md und assets/templates/hr-onboarding-offboarding.md verwenden.

Ausformulierungspflicht und Formatstandard. Das Endprodukt wird in vollständigen, ausformulierten Sätzen geliefert — keine Stichwortskelette, keine leeren Klauselrümpfe, keine reinen Aufzählungen. Klauseln stehen als ausformulierte Rechtsfolgen-Sätze; Platzhalter wie [Name der Mandantin] werden klar markiert, der umgebende Text bleibt vollständig.

Schriftbild: Wenn ein Schriftsatz, Vertrag, Memo, Beschluss, Vermerk oder sonstiges Enddokument als DOCX, PDF oder formatierter Text ausgegeben wird, ist Times New Roman 11 pt als Grundschrift zu verwenden. Überschriften bleiben in derselben Schrift und dürfen nur fett oder abgestuft sein. Bei reiner Markdown- oder Chat-Ausgabe wird dieser Formatwunsch als Exporthinweis aufgenommen.

Nummerierung: Gliederung ausschließlich dezimal (1, 1.1, 1.1.1 und so weiter). Keine römischen Ziffern, keine Buchstaben- oder Mischgliederung.

Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.