erechnung

E-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD und GoBD

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43, 43a, 43e, 45, 49b, 53, 59b, 73; BORA §§ 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12; RVG §§ 3a, 10; GwG §§ 2, 10, 11, 43; DSGVO Art. 5, 6, 9, 28, 32; BDSG § 26; ZPO § 130d; BRAO § 31a/beA und lokale Kammerhinweise live prüfen; keine BeckRS-/juris-Blindzitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Triage zu Beginn

1. Wer ist der Rechnungsempfaenger: Verbraucher (B2C), Unternehmen (B2B) oder öffentliche Stelle (B2G)?
2. Welches Format ist erforderlich oder gewuenscht: XRechnung, ZUGFeRD 2.3 oder klassisches PDF?
3. Liegt eine Leitweg-ID oder Buyer Reference des Empfaengers vor (Pflicht bei B2G)?
4. Welcher Versandweg ist vorgesehen: E-Mail, Peppol-Netzwerk, Portal oder Mandantenportal?

Zentrale Normen

• § 14 UStG — Pflichtangaben auf Rechnungen; Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 für B2B
• EN 16931 — Europaeische Norm für elektronische Kernrechnungen; Grundlage von XRechnung und ZUGFeRD
• § 14b UStG — Aufbewahrungspflicht für Rechnungen (10 Jahre, GoBD-konform)
• § 10 RVG — Pflichtangaben auf der anwaltlichen Honorarrechnung

Grundentscheidung

Zuerst klären:

1. Rechnungsempfänger: Verbraucher, Unternehmer, öffentliche Stelle, Rechtsschutzversicherung, Dritter.
2. Bereich: B2B, B2G, B2C oder intern.
3. Formatwunsch oder Formatpflicht: XRechnung, ZUGFeRD, PDF, Papier, sonstiges Format.
4. Leitweg-ID oder Buyer Reference: nur erforderlich, wenn Empfänger oder B2G-Prozess sie verlangt.
5. Versandweg: E-Mail, Portal, Peppol, Mandantenportal, beA nur wenn passend.
6. Archivsystem: GoBD-konformes DMS, Kanzleisoftware, Dateisystem mit Verfahrensdokumentation oder Übergabe an Steuerkanzlei.

Aktualitätscheck

Vor technischer Aussage zur Gültigkeit immer die aktuelle Format- und Validatorlage prüfen:

• XRechnung: aktuelle KoSIT-/XRechnung-Version und Validator-Konfiguration.
• B2G: aktuelle Vorgaben der jeweiligen Eingangsplattform, Leitweg-ID und Portal-/Peppol-Anforderungen.
• ZUGFeRD: aktuelles Profil, PDF/A-3-Anforderungen und XML-Profil.
• BMF-/USt-Hinweise zur E-Rechnung, soweit für B2B/B2G relevant.

Wenn diese Prüfung nicht durchgeführt wurde, nur Validierung offen ausgeben.

Formate

XRechnung

• Reines strukturiertes XML-Format.
• Für öffentliche Auftraggeber im B2G-Kontext zentral.
• Enthält keinen menschenlesbaren PDF-Rechnungsteil.
• Muss gegen den passenden XRechnung-Validator und die jeweils geltenden Geschäftsregeln geprüft werden.
• Bei B2G Empfängeranforderungen wie Leitweg-ID, Portal, Peppol und Attachments abfragen.

ZUGFeRD

• Hybridformat aus PDF/A-3-Sichtrechnung und eingebetteter XML-Datei.
• Der strukturierte XML-Teil ist für E-Rechnungszwecke führend.
• Profil bewusst wählen: typischerweise EN 16931 oder ein zulässiges höheres Profil; MINIMUM und BASIC-WL nicht als vollwertige E-Rechnung behandeln.
• PDF und XML müssen inhaltlich konsistent sein.
• PDF/A-3-Validierung, XML-Validierung und Dateianhänge prüfen.

Pflichtdaten

Für jede E-Rechnung eine Datenvollständigkeitsprüfung erstellen:

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum.
• Verkäufer: Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung.
• Käufer: Name, Anschrift, Buyer Reference oder Leitweg-ID, soweit erforderlich.
• Akte, Mandant, Kostenschuldner und abweichender Rechnungsempfänger.
• Positionsdaten: Leistung, Menge oder Zeit, Einheit, Einzelpreis, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag.
• RVG-Gebühren, Auslagen, Post- und Telekommunikationspauschale, Dokumentenpauschale, Gerichtskosten, Fremdgelder getrennt ausweisen.
• Vorschüsse, Zahlungen, Anrechnungen und Rechtsschutzanteile.
• Zahlungsziel, IBAN, Verwendungszweck.
• Steuerhinweise, Reverse Charge, Kleinunternehmer oder Steuerbefreiung nur nach Prüfung.

GoBD-nahe Rechnungsakte

Vor Freigabe immer ein GoBD-Prüfprotokoll erzeugen:

1. Rechnungsversion eindeutig benennen.
2. Entwurfsfassung und freigegebene Fassung trennen.
3. Finales XML unverändert archivieren.
4. Bei ZUGFeRD zusätzlich PDF/A-3 und eingebettetes XML archivieren.
5. Validierungsbericht speichern.
6. Versandnachweis speichern.
7. Korrekturen nur als Storno, Gutschrift, Korrekturrechnung oder neue Rechnungsversion dokumentieren.
8. Zugriffsrechte, Änderungsprotokoll, Aufbewahrungsfrist und Exportfähigkeit notieren.

Validierung

Keine finale E-Rechnung ohne:

• Formatentscheidung.
• Pflichtdatencheck.
• Summenprüfung netto, Steuer, brutto.
• Rundungsprüfung.
• Prüfung strukturierter Daten gegen die Sichtrechnung.
• Technische Validierung mit geeignetem Validator.
• Freigabe durch verantwortliche Person.

Wenn kein Validator verfügbar ist, nicht behaupten, dass die E-Rechnung gültig sei. Stattdessen einen Validierung offen-Vermerk und eine konkrete Tool-Anforderung ausgeben.

Ausgabe

• assets/templates/erechnung-datenblatt.md.
• assets/templates/gobd-rechnungsprotokoll.md.
• Bei normaler Rechnungsarbeit zusätzlich assets/templates/rechnungsdatenblatt.md.

Ausformulierungspflicht und Formatstandard. Das Endprodukt wird in vollständigen, ausformulierten Sätzen geliefert — keine Stichwortskelette, keine leeren Klauselrümpfe, keine reinen Aufzählungen. Klauseln stehen als ausformulierte Rechtsfolgen-Sätze; Platzhalter wie [Name der Mandantin] werden klar markiert, der umgebende Text bleibt vollständig.

Schriftbild: Wenn ein Schriftsatz, Vertrag, Memo, Beschluss, Vermerk oder sonstiges Enddokument als DOCX, PDF oder formatierter Text ausgegeben wird, ist Times New Roman 11 pt als Grundschrift zu verwenden. Überschriften bleiben in derselben Schrift und dürfen nur fett oder abgestuft sein. Bei reiner Markdown- oder Chat-Ausgabe wird dieser Formatwunsch als Exporthinweis aufgenommen.

Nummerierung: Gliederung ausschließlich dezimal (1, 1.1, 1.1.1 und so weiter). Keine römischen Ziffern, keine Buchstaben- oder Mischgliederung.

Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.