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Workflow: Mandantenkommunikation

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: die im Plugin-Kontext einschlägigen Normen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, eur-lex.europa.eu und die amtlichen Bundes-/Landesportale live prüfen — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Grundsätze der IP-Mandantenkommunikation

Prinzip 1 – Ergebnis zuerst

• Nie lange Vorreden; Mandant will zuerst wissen: Was bedeutet das für mich?
• Dann: Begründung, Details, Optionen.
• BLUF-Methode: Bottom Line Up Front.

Prinzip 2 – Fristen explizit

• Jede Kommunikation, in der eine Frist relevant ist, muss die Frist fett/kursiv hervorheben.
• Datum, Uhrzeit (falls relevant) und Konsequenz bei Versäumnis.

Prinzip 3 – Optionen nennen, Empfehlung geben

• Nie nur eine Möglichkeit; mindestens zwei Optionen mit Kosten und Risiken.
• Eigene Empfehlung mit Begründung.

Prinzip 4 – Keine Scheingenauigkeit

• Keine konkreten Prozentzahlen für Erfolgswahrscheinlichkeit, wenn keine Grundlage.
• Stattdessen: „Gute Erfolgsaussichten", „Risikobehafteter Fall", „Offene Rechtsfrage".

Prinzip 5 – Mandant entscheidet, Anwalt berät

• Entscheidung liegt beim Mandanten; Anwalt gibt Empfehlung.
• Mandantenentscheidung schriftlich bestätigen lassen.

Kommunikations-Templates

Template 1 – Erstinformation nach Mandatsannahme

Betr.: [Sachbetreff] – Erstinformation

Sehr geehrte/r [Herr/Frau X],

wir haben Ihr Mandat angenommen und werden Sie in der Angelegenheit
[kurze Beschreibung] vertreten.

SITUATION (Stand [Datum]):
[2–3 Sätze zur Ausgangslage]

NÄCHSTER SCHRITT:
[Konkrete Handlung, z.B. „Abmahnung wird bis [Datum] versandt"]

WICHTIGE FRIST:
[Datum] – [Beschreibung der Frist und Konsequenz bei Versäumnis]

ZU IHRER KENNTNIS:
- Unsere Kosten für diesen Schritt: ca. [Betrag] EUR zzgl. MwSt.
- Für Rückfragen erreichen Sie mich unter [Kontakt].

Mit freundlichen Grüßen
[Anwalt]

Template 2 – Statusbericht (laufendes Verfahren)

Betr.: [Sachbetreff] – Statusbericht [Datum]

Sehr geehrte/r [Herr/Frau X],

kurzer Statusbericht zum aktuellen Stand:

WAS IST PASSIERT:
[1–3 Sätze, was sich seit letztem Bericht getan hat]

WO STEHEN WIR:
[Aktueller Verfahrensstand; z.B. „EV erlassen, Vollzug läuft"]

OFFENE PUNKTE:
[Was noch unklar oder in Bearbeitung ist]

NÄCHSTER SCHRITT:
[Was als nächstes passiert und bis wann]

FRIST: [Datum und Beschreibung]

[Unterschrift]

Template 3 – Entscheidungsvorlage

Betr.: [Sachbetreff] – Bitte um Entscheidung bis [Datum]

Sehr geehrte/r [Herr/Frau X],

wir bitten um Ihre Entscheidung zu folgendem Punkt:

SITUATION:
[Kurze Darstellung des Problems]

OPTIONEN:
A) [Option A] – Kosten ca. [Betrag]; Risiko: [kurz]
B) [Option B] – Kosten ca. [Betrag]; Risiko: [kurz]

UNSERE EMPFEHLUNG: Option [A/B], weil [kurze Begründung]

BITTE ENTSCHEIDEN SIE BIS: [Datum]
(Bei Fristversäumnis: [Konsequenz])

□ Option A □ Option B □ Rücksprache gewünscht

[Unterschrift]

Template 4 – Abschlussinfo nach erfolgreichem EV-Vollzug

Betr.: [Sachbetreff] – Einstweilige Verfügung vollzogen

Sehr geehrte/r [Herr/Frau X],

wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass die einstweilige Verfügung
des [Gericht] vom [Datum] dem Antragsgegner [Name] am [Datum] durch
Gerichtsvollzieher zugestellt wurde (Anlage: Zustellurkunde).

NÄCHSTER SCHRITT:
Der Antragsgegner hat nun die Möglichkeit, Widerspruch einzulegen.
Wir werden die Lage beobachten und Sie über die Entwicklung informieren.
In ca. [Zeitraum] werden wir ein Abschlussschreiben an den Antragsgegner
senden, um die Angelegenheit dauerhaft zu klären.

BEI EINEM VERSTOSS GEGEN DIE VERFÜGUNG:
Bitte informieren Sie uns sofort, wenn Sie feststellen, dass der Antragsgegner
gegen die Unterlassungspflicht verstößt. Wir können dann Ordnungsgeld beantragen.

KOSTEN: [Bisherige Kosten; zu erwartende weitere Kosten]

[Unterschrift]

Template 5 – Kostenhinweis bei Eskalation

Betr.: [Sachbetreff] – Kostenhinweis Hauptsacheklage

Sehr geehrte/r [Herr/Frau X],

Sie haben entschieden, Hauptsacheklage zu erheben. Bitte nehmen Sie die
folgende Kostenübersicht zur Kenntnis:

Streitwert: ca. [Betrag] EUR
Gerichtskosten Vorschuss: ca. [Betrag] EUR
Anwaltskosten (1,3 Verfahrensgebühr): ca. [Betrag] EUR
Anwaltskosten (1,2 Terminsgebühr): ca. [Betrag] EUR
Gesamt (erste Instanz): ca. [Betrag] EUR

Bei Obsiegen: Kostenstattung ca. [Betrag] EUR
Bei Niederlage: Kostentragung ca. [Betrag] EUR (eigene + gegnerische Kosten)

Bitte bestätigen Sie die Klageerhebung mit Ihrer Unterschrift.

□ Ich bestätige die Erhebung der Hauptsacheklage und nehme das Kostenrisiko zur Kenntnis.

[Unterschrift]

Tonalitätsregeln

Situation	Ton	Beispiel
Erfolgsmeldung (EV erlassen)	Professionell, sachlich	„Die EV wurde antragsgemäß erlassen"
Risiko-Hinweis	Klar, ohne Alarm	„Es besteht ein Kostenrisiko von ca. X EUR"
Niederlage	Sachlich, mit Ausblick	„Das Gericht hat den Antrag abgelehnt; wir prüfen Rechtsmittel"
Mandant ist aufgeregt	Beruhigend, aber klar	„Wir haben die Situation im Griff; nächster Schritt ist..."
Termindruck	Direkt	„WICHTIG: Frist endet am [Datum]"

Anschluss-Skills

• spezial-compliance-mandantenkommunikation-entscheidungsvorlage – Entscheidungsvorlagen
• workflow-output-waehlen – Output-Format wählen
• workflow-fristen-und-risikoampel – Fristencheck