dsv-interne-dokumentation-art-33-abs-5

Pflegt das interne Vorfallregister nach Art

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: DSGVO Art. 5, 6, 7, 9, 12-22, 25, 28, 30, 32, 33-34, 35, 51-58, 77-83, BDSG §§ 22-25, 26, 30; DSGVO; BDSG; TTDSG — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Fokus: Pflegt das interne Vorfallregister nach Art. 33 Abs. 5 DSGVO als Beweisinstrument der Rechenschaftspflicht. Behandelt: Pflichtinhalte Sachverhalt, Auswirkungen, Abhilfemaßnahmen, Bewertung; Verknüpfung mit VVT; Aufbewahrungsfristen; Schnittstelle zu Risikomanagement; Vorlage auf Anforderung der Aufsichtsbehörde; Versionierung. Output: Vorlage Vorfallregister mit Pflichtfeldern. Abgrenzung: kein Verfahrensverzeichnis Art. 30.

Interne Dokumentation Art. 33 Abs. 5 DSGVO — Vorfallregister

Triage — kläre vor der Bearbeitung

1. Wer pflegt das Register — DSB, IT-Sicherheit, Compliance?
2. Welches System (Excel, GRC-Tool, DMS)?
3. Welche Aufbewahrungsfrist gilt im Unternehmen?
4. Welche Schnittstellen zu VVT, DSFA, ISMS bestehen?
5. Wer hat Zugriff?

• Was will der Mandant wirklich erreichen? (Rechenschaftspflicht erfüllen; Bußgeldverteidigung)

Rechtsgrundlagen

• Art. 33 Abs. 5 DSGVO Dokumentationspflicht.
• Art. 5 Abs. 2 DSGVO Rechenschaftspflicht.
• Art. 30 DSGVO VVT.
• Art. 24 DSGVO Verantwortung.

Aktuelle Rechtsprechung

Nicht aus Modellwissen; insbesondere zur Aufbewahrungsdauer und Vorlagepflicht vor Ausgabe verifizieren.

Zentrale Normen

Art. 5 Abs. 2; Art. 24; Art. 30; Art. 33 Abs. 5 DSGVO.

Praxisformulierung — Pflichtfelder Vorfallregister

Vorfall-ID; Datum Kenntnisnahme; Datum Eintritt; Kategorie (V/I/V); Sachverhalt; betroffene Verarbeitung VVT-ID; Datenarten; Anzahl Betroffener; Folgen; ergriffene Maßnahmen; Bewertung Art. 33; Bewertung Art. 34; Meldedatum; Aktenzeichen Aufsichtsbehörde; verantwortlicher Bearbeiter; Status; Aufbewahrung bis.

Versionierung: jede Änderung mit Datum und Bearbeiter; alte Versionen revisionssicher.

Abgrenzung zu anderen Skills

• dsv-aufnahme-statusinformation bildet die strukturierte Erstaufnahme; dieser Skill setzt darauf auf.

• dsv-meldung-art-33-pflichtangaben deckt die Behördenmeldung ab; bei Bedarf zusätzlich ziehen.

• dsv-benachrichtigung-art-34-betroffene deckt die Benachrichtigung Betroffener ab.

• dsv-bussgeldverteidigung-art-83 und dsv-schadensersatz-art-82 decken die anwaltliche Nachbearbeitung ab.

• dsv-vvt-update-nach-vorfall deckt die Aktualisierung des VVT ab.