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Abnahme mit Vorbehalt

Mandantenfragen beim Kaltstart

1. Welche Abnahmeform liegt vor — förmlich (Begehungsprotokoll), konkludent (Ingebrauchnahme), fiktiv (§ 640 Abs. 2 BGB nach Fristablauf), VOB/B § 12?
2. Liegt eine Abnahmeerklärung schriftlich oder mündlich vor? Welche Mängel waren bei Abnahme erkennbar oder bekannt?
3. Bestehen Vertragsstrafenansprüche wegen Bauzeitüberschreitung (§ 339 BGB) — wurde Vorbehalt nach § 341 Abs. 3 BGB bei Abnahme erklärt?
4. Sollen einzelne Werkteile abgenommen werden (Teilabnahme § 640 Abs. 1 Satz 2 BGB) oder Gesamtabnahme?
5. Welche Mängel werden im Abnahmeprotokoll dokumentiert, mit welchen Nachbesserungsfristen?
6. Besteht Streit über Abnahmefähigkeit — verweigert der Besteller Abnahme wegen behaupteter wesentlicher Mängel?
7. Wie hoch ist der Werklohn, der mit Abnahme fällig wird? Gibt es offene Abschlagsrechnungen?
8. Soll Einbehalt nach § 641 Abs. 3 BGB (doppelter Mängelbeseitigungsaufwand) ausgeübt werden?

• Was will der Mandant wirklich erreichen? (Nicht: was steht im Standardweg, sondern: welches Ergebnis ist fuer den Mandanten persoenlich/wirtschaftlich das beste? Manchmal ist der schnellere Vergleich besser als der formal "richtige" Weg.)

Rechtsgrundlagen

Norm	Inhalt
§ 640 Abs. 1 BGB	Abnahmepflicht — Besteller muss vertragsgemäß fertiggestelltes Werk abnehmen; Verweigerung wegen unwesentlicher Mängel unzulässig
§ 640 Abs. 2 BGB	Fiktive Abnahme — Fristsetzung zur Abnahme; nach fruchtlosem Fristablauf Abnahmewirkung kraft Gesetzes
§ 640 Abs. 3 BGB	Vorbehalt bei bekannten Mängeln — zwingend bei Kenntnis; sonst Verlust Mängelansprüche §§ 634 Nr. 1–3 BGB
§ 641 Abs. 1 BGB	Fälligkeit Werklohn mit Abnahme
§ 641 Abs. 3 BGB	Einbehalt — doppelter Mängelbeseitigungsaufwand bis zur Nacherfüllung
§ 644 BGB	Gefahrübergang mit Abnahme — Zufallsschäden trägt danach Besteller
§ 634a BGB	Verjährungsbeginn der Mängelansprüche mit Abnahme — 5 Jahre Bauwerk
§ 341 Abs. 3 BGB	Vertragsstrafenvorbehalt — muss bei Annahme der Leistung (= Abnahme) erklärt werden
§ 339 BGB	Vertragsstrafe — verwirkt bei Überschreitung Fertigstellungstermin
§ 12 VOB/B	Förmliche Abnahme — gemeinsame Begehung, Niederschrift, Vorbehalte; fiktive Abnahme § 12 Nr. 5 VOB/B
§ 13 Nr. 5 VOB/B	Verjährung Mängelansprüche nach VOB/B — 4 Jahre Bauwerk

Leitentscheidungen (verifiziert dejure.org)

Gericht	Aktenzeichen	Datum	Kernaussage	Quelle
BGH	VII ZR 49/15	25.02.2016	Bautraegervertrag: Abnahme-Klausel in AGB, die einen vom Bautraeger bestimmten Sachverstaendigen ueber die Abnahme entscheiden laesst, ist nach §§ 307, 309 Nr. 8 BGB unwirksam (Erwerberschutz)	dejure.org/2016,3146 / NJW 2016, 1572
BGH	VII ZR 25/13	30.04.2014	Konkludente Abnahme: Ingebrauchnahme + Restzahlung + Ablauf angemessener Pruefzeit (regelmaessig 6 Monate) deuten auf Abnahme hin	dejure.org/2014,7990
BGH	VII ZR 46/17	22.02.2018	Aufgabe der fiktiven Schadensberechnung nach Mangelbeseitigungskosten	dejure.org/2018,2890

Weitere Entscheidungen vor Verwendung per dejure.org / BGH-Webseite verifizieren.

Prüfschema — Abnahme und ihre Rechtswirkungen

Vorab: Der untenstehende Workflow ist die typische Standardlinie. Wenn die Mandantenlage abweicht (siehe "Strategische Optionen" oben), sind die Schritte entsprechend zu verkuerzen, umzustellen oder durch ein anderes Skill zu ersetzen — der Workflow ist Leitfaden, nicht Pflichtprogramm.

Schritt	Prüfpunkt	Norm	Folge
1	Werk fertiggestellt (vertragsgemäß)?	§ 640 Abs. 1 BGB	Abnahmepflicht entsteht
2	Wesentliche Mängel vorhanden?	§ 640 Abs. 1 Satz 2 BGB	Ja → Abnahme berechtigt verweigert; Nein → Abnahmepflicht
3	Abnahmeform bestimmt	§§ 640, 12 VOB/B	Protokoll / konkludent / fiktiv
4	Bekannte Mängel bei Abnahme — Vorbehalt erklärt?	§ 640 Abs. 3 BGB	Nein → Verlust Mängelansprüche §§ 634 Nr. 1–3
5	Vertragsstrafe verwirkt — Vorbehalt § 341 Abs. 3 erklärt?	§ 341 Abs. 3 BGB	Nein → Verlust Vertragsstrafenrecht
6	Einbehalt nach § 641 Abs. 3 BGB?	§ 641 Abs. 3 BGB	Bis zu doppelte Mängelbeseitigungskosten zurückbehalten
7	Verjährungsfrist dokumentiert?	§ 634a BGB	Beginn Fristlauf; Fristenbuch eintragen

Abnahmeformen im Detail

Förmliche Abnahme (§ 640 / § 12 VOB/B)

Ablauf:

1. Begehungstermin vereinbaren (beide Parteien + ggf. Architekt, SV)
2. Systematische Begehung nach Leistungsverzeichnis
3. Fotodokumentation aller Beanstandungen
4. Niederschrift mit Unterschriften beider Seiten
5. Vorbehalte im Protokoll dokumentieren

Bestandteile Abnahmeprotokoll:

• Datum, Uhrzeit, Anwesende
• Gegenstand der Abnahme (Gewerk, LV-Nummer)
• Aufgelistete Mängel mit Lokalisation, Beschreibung, Nachbesserungsfrist
• Vorbehalt § 640 Abs. 3 BGB (Mängelvorbehalt)
• Vorbehalt § 341 Abs. 3 BGB (Vertragsstrafenvorbehalt)
• Einbehalt § 641 Abs. 3 BGB

Konkludente Abnahme

Tatbestand: Ingebrauchnahme ohne ausdrückliche Rüge oder Vorbehalt.

• Gefahr: Auftraggeber nimmt Werk in Betrieb → Abnahme unterstellt
• Schutz: Nutzungsaufnahme unter Vorbehalt schriftlich erklären

Praxis-Fallen:

• Restzahlung ohne Mängelrüge → Indiz konkludente Abnahme
• Einzug in Wohnung/Inbetriebnahme Anlage → konkludente Abnahme
• Lange Nutzungsdauer ohne Beanstandung → stillschweigende Abnahme

Fiktive Abnahme § 640 Abs. 2 BGB

Voraussetzungen:

1. Werk ist fertiggestellt
2. Auftragnehmer hat Fertigstellung mitgeteilt (schriftlich)
3. Besteller setzt (oder erhält) Frist zur Abnahme
4. Frist verstrichen ohne Abnahmeerklärung oder Mängelrüge

Folge: Abnahmewirkung kraft Gesetzes — alle Rechtsfolgen wie bei förmlicher Abnahme.

Schutz vor ungewollter fiktiver Abnahme:

• Mängel schriftlich rügen vor Fristablauf
• Abnahme-Verweigerungserklärung mit Begründung

Fiktive Abnahme VOB/B § 12 Nr. 5

• 12 Werktage nach Schlussrechnungsübergabe und Fertigstellungsmeldung
• Auftraggeber muss binnen dieser Frist Mängel rügen oder Abnahme verweigern
• Abweichung durch Parteivereinbarung möglich

Wirkungen der Abnahme im Detail

Rechtswirkung	Inhalt	Konsequenz
Fälligkeit Werklohn	§ 641 Abs. 1 BGB	Auftraggeber muss Schlussrechnung innerhalb vereinbarter Frist bezahlen
Verjährungsbeginn	§ 634a Abs. 2 BGB	5-Jahres-Frist beginnt mit Abnahme; Fristenbuch eintragen
Gefahrübergang	§ 644 BGB	Zufallsschäden (Brand, Sturm) nach Abnahme trägt Auftraggeber
Verlust Mangelansprüche	§ 640 Abs. 3 BGB	Für bei Abnahme bekannte Mängel ohne Vorbehalt
Vertragsstrafenrecht	§ 341 Abs. 3 BGB	Ohne Vorbehalt bei Abnahme: Verlust Vertragsstrafenrecht

Strategische Optionen (vor dem Template entscheiden)

Bevor das Template eins-zu-eins gefuellt wird, ist zu pruefen welche Variante zur Mandantenkonstellation passt. Das Template ist eine moegliche Form — nicht die einzige.

Konstellation	Empfohlener Weg
Standard — Abnahme mit Maengelvorbehalten erklaeren	Abnahmeprotokoll-Vorlage und Fristsetzung unten
Variante A — Abnahme soll ganz verweigert werden (wesentliche Maengel)	Abnahme-Verweigerungsschreiben; Template weiter unten nutzen
Variante B — fiktive Abnahme bereits eingetreten	Fiktionswirkung pruefen § 640 Abs. 2 BGB; Vorbehalt nachholen wenn moeglich
Variante C — Auftraggeber will Preis einbehalten	Maengeleinbehalt und Vorbehalts-Erklaerung kombinieren

Wenn die Mandantenkonstellation nicht ins Standardschema passt, ist das Template anzupassen oder durch ein anderes Skill abzuloesen — nicht das Mandat in das Schema zu pressen.

Schriftsatz-Bausteine

Abnahmeprotokoll mit Vorbehalten (Vorlage)

ABNAHMEPROTOKOLL
Bauvorhaben:  [Bezeichnung]
LV-Nummer:    [Nr.]
Datum:        [Datum], [Uhrzeit] Uhr
Ort:          [Baustelle]
Anwesende:
  Auftraggeber:   [Name, Funktion]
  Auftragnehmer:  [Name, Funktion]
  Architekt:      [Name, Büro]
  SV (falls):     [Name]

I. GEGENSTAND DER ABNAHME
Gewerk [Bezeichnung] gemäß Leistungsverzeichnis vom [Datum],
Vertrag vom [Datum].

II. BEGEHUNGSERGEBNIS
Das Werk wird hiermit nach § 640 BGB abgenommen.
Folgende Mängel wurden festgestellt und sind zur Nachbesserung
in der angegebenen Frist zu beseitigen:

Lfd. | Raum/Lokalisation | Mangelbeschreibung          | Frist
1.   | [Raum/Bauteil]   | [Beschreibung]              | [Datum]
2.   | [Raum/Bauteil]   | [Beschreibung]              | [Datum]
3.   | [Raum/Bauteil]   | [Beschreibung]              | [Datum]

III. VORBEHALTE
1. Mängelvorbehalt § 640 Abs. 3 BGB
   Hinsichtlich der vorstehend aufgeführten Mängel wird
   ausdrücklich Vorbehalt nach § 640 Abs. 3 BGB erklärt.
   Die Mängelrechte nach § 634 BGB bleiben in vollem Umfang
   vorbehalten.

2. Vertragsstrafenvorbehalt § 341 Abs. 3 BGB
   Hinsichtlich der Vertragsstrafe wegen Überschreitung des
   vereinbarten Fertigstellungstermins [Datum] wird Vorbehalt
   nach § 341 Abs. 3 BGB erklärt.
   [Hinweis: Vertragsstrafe nach § 339 BGB wird gesondert
   geltend gemacht.]

3. Einbehalt § 641 Abs. 3 BGB
   Die Schlusszahlung wird um den doppelten Betrag der
   voraussichtlichen Mängelbeseitigungskosten (EUR [Betrag] × 2
   = EUR [Einbehalt]) bis zur vollständigen Nacherfüllung
   einbehalten.

IV. FRISTEN
Schlussrechnung:    bis [Datum] einzureichen
Zahlungsfrist:      [Datum]
Verjährung Mängel:  [Datum = Abnahme + 5 Jahre BGB / + 4 Jahre VOB/B]

UNTERSCHRIFTEN
Auftraggeber:    ............................  Datum: ..............
Auftragnehmer:   ............................  Datum: ..............
Architekt:       ............................  Datum: ..............

Fristsetzung zur Abnahme (fiktive Abnahme § 640 Abs. 2 BGB)

An [Auftraggeber]
Bauvorhaben [Objekt], Vertragsnummer [Nr.]

Fertigstellungsmeldung und Fristsetzung zur Abnahme
gemäß § 640 Abs. 2 BGB

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir teilen mit, dass die vertragsgemäß geschuldeten Leistungen
für das Gewerk [Bezeichnung] vollständig fertiggestellt sind.

Wir setzen Ihnen hiermit gemäß § 640 Abs. 2 BGB eine Frist
zur Abnahme bis zum [Datum] (= [Anzahl] Tage ab Zugang).

Wir bitten Sie, bis zu diesem Datum entweder
— die Abnahme zu erklären (förmliches Protokoll oder schriftlich) oder
— konkrete Mängel zu benennen, die eine Abnahme hindern.

Sollten Sie innerhalb der Frist weder Abnahme erklären noch
wesentliche Mängel benennen, tritt die Abnahme gemäß § 640
Abs. 2 BGB kraft Gesetzes ein.

Mit freundlichen Grüßen
[Auftragnehmer]

Abnahme-Verweigerung wegen wesentlicher Mängel

An [Auftragnehmer]
Bauvorhaben [Objekt]

Abnahmeverweigerung wegen wesentlicher Mängel

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir verweigern die Abnahme der Werkleistung für Gewerk
[Bezeichnung] wegen folgender wesentlicher Mängel:

1. [Mangelbezeichnung] — Lokalisation: [Bauteil]
   Auswirkung: [Erläuterung Wesentlichkeit]
   Grundlage: Verstoß gegen [DIN/vereinbarte Beschaffenheit]

2. [Mangelbezeichnung] — [...]

Wir fordern Sie auf, die Mängel bis [Datum] zu beseitigen
und uns nach Fertigstellung zur erneuten Abnahmebegehung
einzuladen.

Eine Abnahme ist erst nach vollständiger Beseitigung der
wesentlichen Mängel möglich.

[Auftraggeber]

--- vor Versand klaeren ---

1. Welches Verhandlungsziel hat der Mandant? [Bestand / Abfindung / Reputation / Schnelle Loesung]
2. Welche Kompromisslinien sind absolut? [Mindestabfindung / Freistellung / Zeugnisformulierung]
3. Sind Anschlusswege erwuenscht? [Mediation / Direktgespraech / Settlement vor Klageerhebung]

Beweislast

Partei	Beweislastgegenstand	Beweismittel
Auftragnehmer	Fertigstellung des Werks	Baubeschreibung, Fotos, Bautagebuch
Auftragnehmer	Abnahme erfolgt	Abnahmeprotokoll, E-Mail-Bestätigung
Auftraggeber	Vorbehalt erklärt	Abnahmeprotokoll, Vorbehaltserklärung
Auftraggeber	Abnahme-Verweigerung berechtigt	Wesentlicher Mangel laut SV
Auftragnehmer	Vorbehalt § 341 Abs. 3 (Vertragsstrafe)	Protokolleintrag oder schriftliche Erklärung

Fristen-Checkliste

Frist	Auslöser	Dauer	Folge bei Versäumnis
Vorbehalt § 640 Abs. 3 BGB	Abnahme mit Kenntnis von Mängeln	Bei Abnahme, unverzüglich	Verlust Mängelansprüche §§ 634 Nr. 1–3 BGB
Vorbehalt § 341 Abs. 3 BGB	Abnahme bei Vertragsstrafen-Tatbestand	Bei Abnahme, unverzüglich	Verlust Vertragsstrafenrecht
Abnahme-Fristsetzung § 640 Abs. 2 BGB	Fertigstellungsmeldung AN	In Fristsetzung (üblich 12 Werktage)	Fiktive Abnahme nach Ablauf
Schlussrechnung VOB/B	Abnahme	Innerhalb 2 Monate § 16 Abs. 3 VOB/B	Schlusszahlungsrecht erlischt
Verjährung Mängelansprüche BGB	Abnahme	5 Jahre § 634a BGB	Anspruchsverlust
Verjährung Mängelansprüche VOB/B	Abnahme	4 Jahre § 13 Nr. 4 VOB/B	Anspruchsverlust
Verjährung Werklohnanspruch	Fälligkeit	3 Jahre § 195 BGB	Anspruchsverlust

Gegenargumente und Reaktion

Gegenargument	Reaktion
"Vertragsstrafenvorbehalt vergessen"	§ 341 Abs. 3 BGB ist Ausschlussregel — kein Wiedereinsetzungsrecht; Schaden als Schadensersatz nach §§ 280, 286 BGB geltend machen
"Einbehalt überhöht"	§ 641 Abs. 3 BGB: Einbehalt auf doppelten Mängelbeseitigungsaufwand begrenzt; Unverhältnismäßigkeit als Einwand

Streitwert und Kosten

Werklohnforderung:

• Streitwert = offene Werklohnforderung nach Abnahme

Einbehalt § 641 Abs. 3 BGB:

• Einbehalt = doppelte voraussichtliche Mängelbeseitigungskosten

Vertragsstrafe:

• Streitwert = Vertragsstrafenbetrag (z.B. 0.2 % je Werktag Verzug der Gesamtvergütung, max. 5 % Gesamtvergütung üblich)
• Beispiel: Vertragssumme EUR 500.000, 10 Werktage Verzug × 0.2 % = EUR 10.000 Vertragsstrafe

SV-Gutachten Mängelbeseitigung: EUR 2.000–10.000 je Komplexität

Strategische Empfehlung

Strategie	Empfehlung	Begründung
Abnahmebegehung vorbereiten	LV-Auszug mit Soll/Ist-Spalte, Fotos vorab machen	Systematische Erfassung; keine Mängel vergessen
SV-Beteiligung	Bei größeren Projekten > EUR 50.000 SV zur Abnahme hinzuziehen	Unabhängige Dokumentation; SV-Attest als Beweismittel
Alle Vorbehalte notieren	§ 640 Abs. 3 BGB und § 341 Abs. 3 BGB immer im Protokoll	Keine Nachholung möglich; einmalige Chance
Einbehalt ausüben	§ 641 Abs. 3 BGB-Einbehalt schriftlich im Protokoll erklären	Druckmittel; Sicherung für Nacherfüllung
Verjährungsfrist eintragen	Sofort nach Abnahme im Fristenbuch	5-Jahres-Frist BGB läuft schnell; Hemmung durch Verhandlungen § 203 BGB
Konkludente Abnahme vermeiden	Nutzungsaufnahme schriftlich unter Vorbehalt	Verhindert ungewollten Rechtsverlust

Anschluss-Skills

• werkmangel-vob-bgb-pruefen — nach Abnahme: Mängelrüge, Fristsetzung, Sekundärrechte
• fachanwalt-bau-architektenrecht-bauablauf-vbg — für Behinderungsanzeigen bei Bauzeitverlängerung (parallel)
• nachtragsmanagement-650b — bei offenen Nachtragsforderungen zum Zeitpunkt der Abnahme

Quellen

• BGB §§ 339, 341, 634a, 640, 641, 644
• VOB/B § 12, § 13 Nr. 4–5
• BGH VII ZR 49/15 (25.02.2016), BGH VII ZR 25/13 (30.04.2014), BGH VII ZR 46/17 (22.02.2018) — verifiziert dejure.org
• Vor Verwendung weiterer Rechtsprechung: dejure.org / bundesgerichtshof.de Verifikation
• Keine Kommentar- oder Handbuchfundstellen aus Modellwissen als Beleg verwenden; tragende Aussage nur mit frei prüfbarer Norm, Behördenquelle oder Gerichtsentscheidung ausgeben.
• Stand: 05/2026

Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.