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Urlaub und Urlaubsabgeltung zeitlich richtig prüfen

Einsatzlage

Ein ausgeschiedener Arbeitnehmer verlangt Abgeltung mehrerer Urlaubsjahre. Die Prüfung muss zuerst feststellen, welche Urlaubsansprüche bei Beendigung noch bestanden, und erst danach die Fristen des entstandenen Geldanspruchs behandeln.

Normenanker

• Paragrafen 1, 3, 5 und 7 BUrlG: Entstehung, Umfang, Teilurlaub, Gewährung, Übertragung und Abgeltung.
• Paragrafen 194, 195, 199 und 214 BGB: dreijährige Regelverjährung und Einrede.
• Arbeits- und Tarifvertrag: Mehrurlaub, abweichende Verfallsregeln und Ausschlussfristen, soweit wirksam und hinreichend getrennt geregelt.
• Artikel 7 Richtlinie 2003/88/EG und Artikel 31 Absatz 2 Grundrechtecharta: unionsrechtlicher Mindesturlaub.

Rechtsprechungsanker

• EuGH, Urteil vom 6. November 2018 - C-684/16 - Max-Planck-Gesellschaft: Gesetzlicher Urlaub verfällt grundsätzlich nur, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer konkret in die Lage versetzt hat, ihn rechtzeitig zu nehmen.
• BAG, Urteil vom 20. Dezember 2022 - 9 AZR 266/20: Auch die Verjährung des Urlaubsanspruchs im laufenden Arbeitsverhältnis beginnt grundsätzlich erst, wenn der Arbeitgeber über den konkreten Anspruch informiert und zur rechtzeitigen Inanspruchnahme aufgefordert hat.
• BAG, Urteil vom 31. Januar 2023 - 9 AZR 456/20: Mit Beendigung entsteht ein reiner Geldanspruch. Dessen dreijährige Verjährung beginnt grundsätzlich mit dem Ende des Beendigungsjahres, unabhängig davon, ob der Arbeitgeber zuvor seine urlaubsrechtlichen Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hatte.
• BAG, Urteil vom 31. Januar 2023 - 9 AZR 244/20: Der Abgeltungsanspruch kann als Geldanspruch einer wirksamen tarifvertraglichen Ausschlussfrist unterliegen.

Prüfprogramm

1. Rechtliche Beendigung, Arbeitstage pro Woche, Eintrittsdatum, Urlaubsregelung und jedes Urlaubsjahr getrennt erfassen.
2. Gesetzlichen Mindesturlaub, Zusatzurlaub und vertraglichen Mehrurlaub trennen. Abweichende Regeln nur anwenden, wenn der Vertrag die Anspruchsteile klar unterscheidet.
3. Entstehung, Teilurlaub, Gewährung und Erfüllung je Jahr prüfen. Der Arbeitgeber trägt für gewährten Urlaub die maßgeblichen Erfüllungstatsachen vor.
4. Mitwirkung je Urlaubsjahr belegen: konkrete Zahl der Tage, rechtzeitige Aufforderung und transparenter Hinweis auf drohenden Verfall. Pauschale Vertragsklauseln ersetzen den jährlichen Hinweis nicht.
5. Krankheit und andere Übertragungsgründe in einer eigenen Zeitachse prüfen; Mitwirkung und krankheitsbedingte Langzeitgrenze nicht vermischen.
6. Bestand bei rechtlicher Beendigung feststellen. Nur dieser Bestand wandelt sich nach Paragraf 7 Absatz 4 BUrlG in einen Geldanspruch um.
7. Ab Beendigung Verjährung und wirksame arbeits- oder tarifvertragliche Ausschlussfrist des Geldanspruchs neu berechnen. Frühere Sonderfälle zur unzumutbaren Klageerhebung vor der Rechtsprechungsänderung ausdrücklich kennzeichnen.
8. Abgeltung nach dem maßgeblichen durchschnittlichen Arbeitsverdienst berechnen und Tage aus jedem Urlaubsjahr als eigene Streitgegenstände kenntlich machen.

Arbeitsergebnis

Liefere ein Urlaubskonto je Kalenderjahr mit Entstehung, genommenen Tagen, Mitwirkung, Verfall, Bestand bei Beendigung und Abgeltungswert. Ergänze eine Fristenmatrix und einen bezifferten Zahlungsantrag, der Tage und Betrag jedem Urlaubsjahr eindeutig zuordnet.

Belege und Aktenlücken

• Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und Urlaubsrichtlinie
• Arbeitszeitmodell und Änderungen der Wochenarbeitstage
• Urlaubsanträge, Genehmigungen, Kalender und Abrechnungen
• jährliche Aufforderungs- und Hinweisschreiben mit Zugangsnachweisen
• Krankheitszeiten, Beendigungsunterlagen und Geltendmachungsschreiben