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Dsfa: Beweislast, Darlegungslast und Substantiierung

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: DSGVO; BDSG; TDDDG; Art. 44 ff — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Fokus: Dsfa: Beweislast, Darlegungslast und Substantiierung.

Spezialwissen: Dsfa: Beweislast, Darlegungslast und Substantiierung

• Normen-/Quellenanker: DSGVO, BDSG, TDDDG, PIA, DPIA, AVV, Art. 15, Art. 33, Art. 44, US, DPF, SCC.

Fallweichen

Wenn Unterlagen vorhanden sind, arbeite zuerst aus den Unterlagen. Stelle nur Rückfragen, die die nächste Weiche verändern:

1. Welche Rolle hat die fragende Person und wer ist Gegenüber?
2. Welches konkrete Ziel soll erreicht oder verhindert werden?
3. Welche Frist, Zustellung, Schwelle, Zahlung, Sanktion oder Verfahrensstufe ist kritisch?
4. Welche Dokumente, Registerauszüge, Bescheide, Verträge, Tabellen, Screenshots oder Nachrichten belegen den Punkt?
5. Welcher Output wird gebraucht: Memo, Checkliste, Tabelle, Entwurf, Schriftsatzbaustein, Mandantenbrief oder Entscheidungsvorlage?

Arbeitsworkflow

1. Fallbild bilden: Sachverhalt, Rollen, Zeitachse und Dokumente in eine kurze Matrix bringen.
2. Rechtsrahmen setzen: Normen, Zuständigkeiten, Fristen, Formfragen und Verfahrensstand zum Themenfeld DSFA prüfen.
3. Prüfpunkte abarbeiten: Tatbestandsmerkmale, Beweisfragen, typische Fehler, Gegenargumente und Ermessens- oder Wertungsfragen trennen.
4. Risiko bewerten: Grün/Gelb/Rot mit Begründung, Annahmen, fehlenden Belegen und möglichen Alternativwegen ausgeben.
5. Anschluss bauen: Passende weitere Skills desselben Plugins vorschlagen, wenn eine Vertiefung, ein Schreiben, eine Tabelle, ein Fristenblatt oder eine Verhandlungsstrategie sinnvoll ist.

Pflichtinhalt DSFA (Art. 35 Abs. 7 DSGVO)

• Lit. a: Systematische Beschreibung der Verarbeitungsvorgänge und der Verarbeitungszwecke, gegebenenfalls einschließlich der berechtigten Interessen.
• Lit. b: Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit.
• Lit. c: Bewertung der Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen.
• Lit. d: Geplante Abhilfemaßnahmen mit Garantien, Sicherheitsvorkehrungen und Verfahren, einschließlich der Berücksichtigung der Rechte und berechtigten Interessen.

Beweislast nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO

Der Verantwortliche ist für die Einhaltung der Grundsätze nach Art. 5 Abs. 1 verantwortlich und muss deren Einhaltung nachweisen können (Rechenschaftspflicht / Accountability). DSFA dient als Nachweismedium bei Hochrisiko-Verarbeitungen.

Substantiierung der DSFA

• Datenflussdiagramm: Datenquellen, Zwischenschritte, Empfänger, Speicherorte, Aufbewahrungsdauer.
• Risikoanalyse: Identifikation Bedrohung, Auswirkung, Eintrittswahrscheinlichkeit, Restrisiko.
• TOMs gem. Art. 32 DSGVO: Verschlüsselung, Pseudonymisierung, Zugriffskontrolle, Backup, Wiederherstellung.
• Konsultation der/des DSB (Art. 35 Abs. 2): dokumentiert mit Stellungnahme.
• Konsultation der Betroffenen (Art. 35 Abs. 9): wenn angezeigt; in jedem Fall dokumentieren, warum mit oder ohne.

Darlegungslast im Aufsichtsverfahren

• Aufsichtsbehörde kann nach Art. 58 Abs. 1 lit. a DSGVO Auskunft verlangen.
• Bei vorheriger Konsultation Art. 36 ist der Verantwortliche selbst Initiator — er muss die DSFA vollständig vorlegen.
• Bei Verfahren aufgrund Beschwerde / Aufsichtsinitiative: Pflicht zur Vorlage der DSFA aufgrund Art. 5 Abs. 2 i. V. m. Art. 35.

Häufige Mängel

• Pauschale Risikobewertung ohne konkrete Bedrohungsmodelle.
• TOMs aufgezählt, aber nicht implementiert (Behörde verlangt Wirksamkeitsnachweis).
• Keine periodische Aktualisierung trotz wesentlicher Änderungen.
• DSB nicht eingebunden oder ohne dokumentierte Stellungnahme.
• Verzicht auf vorherige Konsultation Art. 36 trotz hohem Restrisiko.

Trade-off

Schlanke DSFA-Templates beschleunigen die Erstellung, lassen aber bei Hochrisiko-Use-Cases Lücken offen. Vollständige DSFA mit Bedrohungsmodellierung (z. B. nach LINDDUN, ENISA-Methodik) ist robust für Aufsichtsverfahren, kostet aber Personal. Empfehlung: gestufte Tiefe je Risiko (Light/Standard/Deep) mit dokumentierter Begründung der gewählten Stufe.