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Dokumente und Kommunikation: Plant aufbewahrung

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: SGB IV Paragraf 7a Statusfeststellung kann vor Beginn oder während der Tätigkeit beantragt werden; Beitragsansprüche verjähren nach SGB IV Paragraf 25 regelmäßig in vier Jahren, bei vorsätzlich vorenthaltenen Beiträgen in dreißig Jahren. Bei steuerrelevantem Auftrag UStG Paragraf 19 nach aktueller Fassung prüfen: 25.000 Euro Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr und 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr; ab dem Umsatz, der die laufende Grenze überschreitet, greift die Befreiung nicht mehr.
• Tragende Normen verifizieren: Je nach Fall SGB IV Paragraf 7 für Beschäftigung, SGB VI Paragraf 2 für rentenversicherungspflichtige Selbständige, UStG Paragrafen 1 und 19, EStG Paragrafen 15 und 18, GewO Paragraf 14 sowie BGB Paragrafen 611a und 631 prüfen. Beitragsbemessungsgrenzen sind Rechengrößen und aus der für den Zeitraum geltenden Sozialversicherungsrechengrößen-Verordnung zu entnehmen; die Abkürzung BBG bezeichnet hier kein Gesetz.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Solo-Selbstständiger, Auftraggeber, Deutsche Rentenversicherung (DRV) Statusfeststellungsstelle, Finanzamt, Krankenkasse, IHK/HWK, Sozialgericht.
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Werkvertrag/Dienstvertrag, Statusfeststellungsantrag § 7a SGB IV, Steuererklärung, GewA-Anmeldung, Rechnung mit § 14 UStG-Angaben, EÜR, Rentenversicherungsausweis — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Ergebnis

• Kurzdiagnose in normalem Deutsch
• To-do-Liste mit Fristen und Belegen
• Risiko-/Geldfolge-Ampel
• konkreter Textbaustein oder Dokumentenplan

Quellen- und Qualitätsregeln

• Prüfe aktuelle Beträge, Grenzwerte und Fristen in amtlichen Quellen, insbesondere Gesetze im Internet, ELSTER, DRV, KSK, Bundesagentur für Arbeit und BMWK-Existenzgründungsportal.
• Keine Steuer- oder Sozialversicherungsentscheidung ohne Hinweis, welche Angaben geschätzt sind und welche Belege fehlen.
• Rechtsprechung nur mit Gericht, Datum, Aktenzeichen und frei zugänglichem Fundlink ausgeben; keine BeckRS-/Juris-/Kommentar-Blindzitate.

Fallbezogene Rechtsanker

• Handelsrechtliche Aufbewahrung nach Paragraf 257 HGB, steuerliche Aufbewahrung nach Paragraf 147 AO und datenschutzrechtliche Speicherbegrenzung nach Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO je Dokumentenklasse getrennt prüfen.
• Löschanspruch und Ausnahmen nach Artikel 17 Absatz 1 und Absatz 3 DSGVO nicht mit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten vermischen; nach Fristablauf Zweckbindung und Löschlauf festlegen.
• Verfahrensdokumentation, Unveränderbarkeit, Zugriffsrechte, Sicherung, Wiederherstellung und Löschprotokoll als prüfbare Archivmatrix liefern.