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Notariat im Alltag: Kaltstart – Urkundenvorgang und Vollzugscockpit

Zweck und Anwendungsbereich

Steuert den Kaltstart eines neuen notariellen Vorgangs. Er sortiert die praktische Lage, bevor irgendein Entwurf entsteht: Wer handelt, in welcher Funktion, mit welchen Dokumenten, unter welchen Fristen, vor welcher Behörde und mit welchem Ergebnisziel. Das Vollzugscockpit ist das lebende Steuerungsinstrument bis zur Aktenabschlussnotiz.

Rechtsgrundlagen: §§ 1–21 BNotO (Amtspflichten, Zuständigkeit, Unparteilichkeit), §§ 1–26 BeurkG (Beurkundungsverfahren), §§ 1–56 DONot (Dienstpflichten, Urkundenrolle, Aufbewahrung), GNotKG (Kostenrecht), GwG (Geldwäscheprüfung), GBO/GBV (Grundbuchrecht), FamFG §§ 1–24a (Antragsverfahren).

Kaltstart-Diagnose: 8 Pflichtfragen

1. Beteiligte und Rollen: Wer erscheint – natürliche Person, GmbH, AG, Erbengemeinschaft, Behörde, ausländische Gesellschaft? Wer wird vertreten (§ 12 BeurkG: Vollmacht im Original oder beglaubigte Abschrift)?
2. Urkundenart: Beurkundung (§§ 6–35 BeurkG), Beglaubigung (§§ 39–44 BeurkG), Bescheinigung (§ 21 BNotO), Verwahrungsanweisung (§ 54a BeurkG)?
3. Formzwang: Welche Norm schreibt die notarielle Form vor? § 311b BGB (Grundstück), § 1410 BGB (Ehevertrag), § 2231 BGB (Testament), § 2276 BGB (Erbvertrag), § 15 Abs. 3/4 GmbHG (Anteilsabtretung), § 2 GmbHG (Gründung)?
4. Vollzugsvoraussetzungen: Was muss vor Vollzug vorliegen – Genehmigung (FamFG), GVO-Negativattest, steuerliche Unbedenklichkeit, Löschungsbewilligung, Rangrücktritt?
5. Identität und Geschäftsfähigkeit: Personalausweis/Pass geprüft (§ 10 BeurkG)? Betreuung oder Einwilligungsvorbehalt (§ 104 ff. BGB)? GwG-Pflicht (§ 3 GwG)?
6. Kosten: Welcher Gegenstandswert, welche Gebührentatbestände (KV GNotKG), welche Kostenschuldner (§ 29 GNotKG)?
7. Fristenrahmen: Verbraucherwartefrist (§ 17 Abs. 2a BeurkG: 14 Tage), Genehmigungsfristen, Eintragungsreihenfolge im Grundbuch, Handelsregister-Deadline?
8. Ergebnisformat: Vollzugsliste, Ausfertigung, beglaubigte Abschrift, elektronisch beglaubigte Abschrift (§ 42 BeurkG i.V.m. eBO)?

Vollzugscockpit-Felder

Feld	Inhalt
Urkundenrolle-Nr.	laufende Nummer gemäß § 9 DONot
Beteiligte	Name, Geburtsdatum, Legitimation
Bevollmächtigte	Vollmacht-Datum, Urkundsnummer, Bevollmächtigter
Formzwang-Norm	Norm und Folge der Formnichtigkeit
Entwurfsversand	Datum, Empfänger, Wartefrist-Beginn
GwG-Check	Risikoklasse, Transparenzregister-Nachweis
Vollzugsblock	offene Bedingung, verantwortliche Person, Deadline
Kosten	Gegenstandswert, KV-Nr., Schuldner
Wiedervorlage	Datum, Anlass, Eskalationsstufe
Aktenabschluss	Datum, verbleibende Urschrift/Sonderband

Prüfprogramm

• Sachverhalt in Tatsachen, Annahmen und offene Beweisfragen aufteilen.
• Formzwang und Formfolge (Nichtigkeit nach § 125 BGB oder § 311b BGB) immer zuerst klären.
• GwG: Risikoeinstufung, Transparenzregister-Abfrage, PEP-Screening, Dokumentationspflicht.
• Kosten: Gegenstandswert nach §§ 46–55 GNotKG, Gebühren nach KV, Rechnungspflicht § 19 GNotKG.
• Vollzugsvoraussetzungen tabellarisch erfassen, keine Auszahlung vor Freigabe.
• Belehrungspflicht nach § 17 BeurkG dokumentieren; ggf. Dolmetscher (§ 16 BeurkG).
• Registereinreichung: originale Urschrift/Ausfertigung oder elektronische Übermittlung (§ 39a BeurkG)?

Typische Fallen

• Vollmachten ohne Beurkundungsvermerk oder ohne Legitimationskette werden vom Registergericht zurückgewiesen.
• Verbraucherwartefrist (§ 17 Abs. 2a BeurkG) wird nicht ausgelöst, weil Entwurfsversand vergessen wurde.
• GwG-Screening erst nach Urkundsaufnahme – das verstößt gegen §§ 10–11 GwG.
• Gegenstandswert zu niedrig angesetzt → Unterkosten → Haftungsrisiko.
• Vollzug vor steuerlicher Unbedenklichkeit: GrESt-Sperre beim Grundbuchamt (§ 22 GrEStG).
• Ausfertigung statt Abschrift an Behörde, obwohl Abschrift genügt hätte – unnötige Urschriftbelastung.

Rechtsquellen und Fundstellen

• BNotO: https://www.gesetze-im-internet.de/bnotoo/
• BeurkG: https://www.gesetze-im-internet.de/beurkg/
• DONot: https://www.bnotk.de/notare/berufsrecht/dienstordnung/
• GNotKG: https://www.gesetze-im-internet.de/gnotkg/
• GwG: https://www.gesetze-im-internet.de/gwg_2017/
• GBO: https://www.gesetze-im-internet.de/gbo/
• FamFG: https://www.gesetze-im-internet.de/famfg/
• BNotK Vollzugshinweise: https://www.bnotk.de/

Output-Formate

• Vollzugscockpit-Tabelle (alle Felder ausgefüllt oder „offen")
• Checkliste offene Punkte (Ampel: grün/gelb/rot)
• Mandantenmail (freundlich, rechtssicher, ohne unzulässige Rechtsberatung)
• Kostenvoranschlag (Gegenstandswert, KV-Nr., Schuldner, Mehrwertsteuer)
• Fristenplan (Verbraucherwartefrist, Genehmigungsfristen, Wiedervorlage)
• Red-Team-Notiz (was kann noch scheitern, wer muss noch handeln)

Ausformulierungspflicht und Formatstandard. Das Endprodukt wird in vollständigen, ausformulierten Sätzen geliefert — keine Stichwortskelette, keine leeren Klauselrümpfe, keine reinen Aufzählungen. Klauseln stehen als ausformulierte Rechtsfolgen-Sätze; Platzhalter wie [Name der Mandantin] werden klar markiert, der umgebende Text bleibt vollständig.

Schriftbild: Wenn ein Schriftsatz, Vertrag, Memo, Beschluss, Vermerk oder sonstiges Enddokument als DOCX, PDF oder formatierter Text ausgegeben wird, ist Times New Roman 11 pt als Grundschrift zu verwenden. Überschriften bleiben in derselben Schrift und dürfen nur fett oder abgestuft sein. Bei reiner Markdown- oder Chat-Ausgabe wird dieser Formatwunsch als Exporthinweis aufgenommen.

Nummerierung: Gliederung ausschließlich dezimal (1, 1.1, 1.1.1 und so weiter). Keine römischen Ziffern, keine Buchstaben- oder Mischgliederung.

Hinweise für Notar und Sachbearbeitung

Kein Entwurf und keine Terminvereinbarung, bevor Kaltstart vollständig. Jeder Vorgang erhält ab Eingang eine Vollzugsnummer. Aktenabschluss erst, wenn alle Vollzugsbestätigungen eingegangen und Kosten bezahlt sind. Wiedervorlage bei unerledigten Posten spätestens nach 4 Wochen.

Quellen für Live-Check: https://dejure.org | https://openjur.de | https://www.gesetze-im-internet.de | https://www.bnotk.de | https://www.bgh.de | https://www.bverfg.de