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Aktenbestandspflege

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43, 43a, 43e, 45, 49b, 53, 59b, 73; BORA §§ 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12; RVG §§ 3a, 10; GwG §§ 2, 10, 11, 43; DSGVO Art. 5, 6, 9, 28, 32; BDSG § 26; ZPO § 130d; BRAO § 31a/beA und lokale Kammerhinweise live prüfen; keine BeckRS-/juris-Blindzitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Aktenstatus

Status	Bedeutung
laufend	aktive Bearbeitung
ruhend	wartet auf Reaktion Gegenseite Behörde oder Mandant
abgeschlossen	Mandat beendet — Schlussrechnung gestellt
archiviert	im Archiv abgelegt — Zugriff nur für Aufbewahrung
vernichtet	nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet (Audit-Eintrag)

Wartung pro Akte

mandat-az: 2026/0042
status: laufend
letztes-ereignis: 2026-05-20 — Versand Berufung
letzte-pflege: 2026-05-21
naechstes-ereignis-erwartet: 2026-06-20 (Berufungsbegründungsfrist)
ruhend-seit: null
abgeschlossen-am: null
abgeschlossen-begruendung: null
archivierung-faellig: null # bei Abschluss berechnen: + 6 Jahre § 50 BRAO
vernichtung-faellig: null # 6 Jahre nach Mandatsende

Mandatsende

Bei Abschluss:

1. Schlussrechnung über Skill rechnungserstellung-rvg.
2. Aktenherausgabe an Mandanten falls gewünscht (Originalbelege Restmaterial — Akteneinsichtsrecht des Mandanten § 50 Abs. 5 BRAO).
3. Aufbewahrungspflicht sechs Jahre nach Mandatsende (§ 50 Abs. 1 BRAO).
4. Status auf abgeschlossen setzen.
5. Archivierungsdatum und Vernichtungsdatum berechnen.

Wiedervorlagen

Pro Akte: Wiedervorlagedatum erfassen — z. B. bei ruhenden Mandaten ein Drei-Monats-Check ob das Mandat noch aktuell ist.

Lange ruhende Mandate

Skript prüft alle drei Monate:

• Welche Mandate sind seit mehr als sechs Monaten in Status ruhend?
• Liste an zuständigen Anwalt — Klärung ob Mandat weiter offen ist abgeschlossen werden kann oder vergessen wurde.

Datenschutz und Löschung

• Aufbewahrungsfrist § 50 Abs. 1 BRAO sechs Jahre nach Mandatsende.
• Steuerlich § 147 AO bei Buchhaltungsunterlagen acht oder zehn Jahre.
• Nach Ablauf vernichten — physisch durch Aktenvernichter oder digital durch sicheres Löschen.
• DSGVO Art. 5 Abs. 1 lit. e Speicherbegrenzung: Daten nicht laenger als notwendig.

Auswertung

Monatlich

Anwalt	Laufende Akten	Neu	Abgeschlossen
...	...	...	...

Jaehrlich

• Aktenanzahl gesamt
• Aktenverteilung nach Rechtsgebieten
• Durchschnittliche Mandatsdauer
• Schwellen: Wenn ein Anwalt mehr als X laufende Akten hat — Auslastungsalarm.

Archivierung

• Physisch: Archivraum mit beschrifteten Aktenkartons (Az Jahr Mandant Vernichtungsdatum).
• Digital: separates Archiv-Verzeichnis _archiv/ mit eingeschraenkten Zugriffsrechten.

Audit-Trail

• Statusänderungen mit Datum und ausführender Person.
• Archivierung und Vernichtung mit Audit-Eintrag.

Ausgabe

• Aktualisierter Aktenbestand.
• Monatlicher und jaehrlicher Report.
• Liste lang ruhender Mandate zur Klärung.
• Wiedervorlagen-Einträge im Tagesbrief.

Ausformulierungspflicht und Formatstandard. Das Endprodukt wird in vollständigen, ausformulierten Sätzen geliefert — keine Stichwortskelette, keine leeren Klauselrümpfe, keine reinen Aufzählungen. Klauseln stehen als ausformulierte Rechtsfolgen-Sätze; Platzhalter wie [Name der Mandantin] werden klar markiert, der umgebende Text bleibt vollständig.

Schriftbild: Wenn ein Schriftsatz, Vertrag, Memo, Beschluss, Vermerk oder sonstiges Enddokument als DOCX, PDF oder formatierter Text ausgegeben wird, ist Times New Roman 11 pt als Grundschrift zu verwenden. Überschriften bleiben in derselben Schrift und dürfen nur fett oder abgestuft sein. Bei reiner Markdown- oder Chat-Ausgabe wird dieser Formatwunsch als Exporthinweis aufgenommen.

Nummerierung: Gliederung ausschließlich dezimal (1, 1.1, 1.1.1 und so weiter). Keine römischen Ziffern, keine Buchstaben- oder Mischgliederung.

Quellenkontrolle

Kanzleiorganisation nach Vorgang trennen: Mandatsannahme und Interessenkollision, Verschwiegenheit, Fristen, Aktenführung sowie elektronischer Rechtsverkehr. Einschlägige Berufs- und Verfahrensnormen nur dem konkreten Arbeitsschritt zuordnen. Rechtsprechung ist mit Gericht, Datum, Aktenzeichen, tragender Aussage und Quelle zu belegen; bloße Aktenzeichenlisten entfallen.